CCの簡単な初歩や基本的な使い方・利用方... | 初めての利用方法や使用方法・初心者でも簡単 使い方ラボ

CCとは、カーボンコピーの略です。カーボンコピーという言葉は、複写を意味していますが、利用方法としては、電子メールを送信する際、本来の受取人以外の人にも、その電子メールの内容を同時に送って情報を共有したい場合に、CCに本来の受取人ではないけれど同時に電子メールを送りたい相手のメールアドレスを示しています。相手のメールアドレスは複数指定することができます。同じ内容で送ることができますので、意味合いとしては、念のために送りますという場合や、確認のために見ておいてくださいという使い方で利用します。本来の受取人と一緒に、同じ内容をお知らせできるので、会社においては上司や同僚と情報を共有したいような場合に用います。CCをもらった人は、返信する義務はありませんが、内容を確認する義務はあるとされています。

報連相という言葉があるように、仕事においてはその進捗状況について、随時報告したり、連絡したり、相談したりすることが初歩の初歩です。そういった場合、忙しそうにしている上司にところに話を持って行きにくいものですし、また同僚に知らせるときにも書面にして回覧していると時間かかったりしてしまいます。これをCCを用いた場合、当事者間のやりとりの際に、自分の上司や同じ仕事にかかわる同僚などにも送信しておけば、現在の状況をタイムラグなしに知ってもらうことができます。こうして情報共有を進めておけば、相談をする際にも、状況を把握してもらっているので、話が早くなります。ただ、社外の人とのやりとりについては、BCCを使って、本来の受取人には、他に送信していることをわからないようにしておく方が無難です。

メール送信時に宛先を入力するときに、「TO」、「CC」、「BCC」の3つから選択することができるようになっていますね。特に指定しない限りは、基本的には「TO」のまま送信されることが多いのではないでしょうか。3つの違いがよくわからないから、TOしか使っていないという方もおられるかもしれませんが、CCの使い方はとても簡単なので、覚えておくと、ビジネスシーンで役立つのはもちろんのこと、友達との連絡のやり取りにも便利です。これら3つを使い分けられるようになると、ビジネスシーンでのメールのやり取りもぐんと楽になりますよ。初歩的な使い方と、使う時の注意点を覚えておいて、メールのやり取りを今よりも充実させましょう。

使うために必要なのは、メールソフトです。有料のものでも、無料のものでも変わりなく利用できますから、現在お使いのもので構いません。携帯電話やスマートフォンやiPhone、タブレット端末やパソコンで取得したものなど、使用する端末によって「CC」の持つ意味が変わったり、利用方法が変わるということもありませんからご安心ください。必要な準備は、宛先に送る先の相手のアドレスを入力することくらいです。この時にアドレスが間違っていると、「TO」の時と同様にエラーとなって送信されませんので気を付けてください。たいていの場合には、宛先のアドレスを入力したすぐ左側がクリックできるようになっていますので、確認しておきましょう。

まず覚えておいていただきたいことですが、「CC」の宛先だけではメールを送ることができません。「CC」とは、CarbonCopyの略、複写という意味を持ちますので、必ずメインとなる宛先「TO」が存在している必要があります。「TO」の相手に向けた内容と同じものを複写して、他の人に「CC」として送信するとお考えください。使い方についてですが、「TO」にアドレスを入力したのと同じように、「CC」の部分にメールアドレスを入力するだけです。この時には、必ず本文のあて名のところに「CC」に入れた人の名前も明記しておきましょう。明記しておかないと「TO」としてメインで送信した人が、他の人も同じ内容のものを受け取っていると気が付かないことがあります。

「TO」でメールを「TO」でメールを送る場合も、複数人を選択して送ることができますが、「CC」を使って送信する場合、メインアドレスの人以外にも確認のために見ておいてほしい場合や、念のためという場合など、緊急性の低い場合に使うことが多いです。確認のために送りましたという意味合いが伝わるので、受け手側には、確認する義務はありますが返信の義務まではありません。特にビジネスシーンにおいて、これらを使い分けることは、仕事をスムーズに進めることにも大変役立ちますし、後のトラブルを減少させる効果も期待できます。メールでのやり取りが主流の現代だからこそ、これらの基本的な知識を身につけて、より便利なツールとして活用させてみてはいかがでしょうか。

CCは、情報共有の面で非常に効果的でありますが、それで報連相の責任を果たせたかは微妙な部分があります。メールを送っただけでは、相手がいつメールを見るのかがわからないですし、たくさんのメールが送られてくる人にとっては、かえって業務の妨げになることがあります。とりあえず送るものとは別に、中間的な報告や重要な案件については、口頭と書面できちんと報告する必要があります。電子メールは、便利なツールではありますが、やはりツールに過ぎません。状況に応じて使い分ける必要があります。見てもらいたい場合でも、本来の受取人の後ろに、CCとして誰に送っているかを明記しておけば、情報が共有できている範囲も明確になります。

仕事の進捗状況を報告したり、情報共有のために打合せを行おうとする場合、その資料も作成しないといけませんし、時間の調整、場所の設定等、付随する業務がたくさんありますので、それだけの調整を行うだけでも、かなりの時間と労力を要します。その労力を軽減してくれるという意味において、CCは非常に便利な機能であると言えます。情報の共有が即時にできますので、案件についての話がしやすいというメリットがあります。その反面、これだけ情報が大規模になっている時代においては、闇雲にCCをすると、その本来の機能が損なわれてしまうことも考えられます。電子メールは便利なツールではありますが、やはりツールでしかないことは踏まえて利活用すべきです。仕事における報連相という基本的な概念は変わらないと思いますので、状況に応じた使い分けることが必要です。