EXCEL2013の簡単な初歩や基本的な... | 初めての利用方法や使用方法・初心者でも簡単 使い方ラボ

EXCEL2013とは表計算ソフトのことで、マイクロソフトオフィスが販売するアプリケーションの1つです。このソフトは主に表形式での計算が基本的な使い方になります。セルと呼ばれるマスの中に数字や文字などを入力することができ、簡単に縦横に複数の表を作成することができます。その他には、図形や写真、画像なども挿入できることから表作成だけではなく、案内状の作成などワープロのような利用方法もあります。エクセルは縦と横の1つのセル高さや幅を自由に、かつ簡単に操作して行うことができるため自由度が高く、様々な資料の作成を行うことができます。また、印刷する際のシートの範囲なども改ページプレビューを使用すれば、簡単にその範囲を広げたり、縮めたりすることができます。さらに、選択したセルの範囲のみを印刷する機能もついているため、印刷時についても使いやすいソフトであると言えます。

初心者にオススのEXCEL2013の使い方は、もちろん表計算です。エクセルの基本は表計算ですから、まずその表計算をしっかりできるようになることが、エクセルを使いこなすための第一歩となります。主に計算や表の作成と言った、エクセルの初歩の操作を覚えることが先決であると言えます。表計算といっても具体的にどんなものを表にしたり、計算したらいいかわからない方もおられるかもしれません。そんな方は、家計簿や自身の睡眠時間など日常生活の中で出てくる数字を、エクセルで表にしてみてください。例えば、縦の列は日にちで横の列は記録する項目とします。そして、1日1行ずつ下方向につけていき、それを一ヶ月で集計すれば、それで表の完成です。それに、月や週単位での合計や、平均値などを関数を使って出せば更に幅が広がります。

EXCEL2013は今までのエクセルと同じように簡単に使うことができます。特に今までエクセルを使用していた方にとっては、更に便利な機能や仕様となっているため、より快適で便利なソフトになっています。基本の使用は以前のバージョンのものとほとんど変わりはなく、グラフ作成やピボットテーブルなどの機能が更に使いやすくなっています。また、今までは無かった、SkyDriveと言われるオンラインでデータのやりとりができるサービスもこのエクセルで使用することができるようになりました。EXCEL2013は前回の機能はそのままに、更にシンプルに分かり易く、そして革新的なデータのやりとりも可能となり、更なる進化を遂げました。

EXCEL2013を使うのに必要な準備については、まずインストールするための母体であるパソコンは必須です。また、パソコンが準備できれば次はソフトを準備します。このソフトは、エクセル単品でも販売されていますし、複数のマイクロソフトオフィスソフトを一緒に購入することができます。単品で購入する場合よりも複数のソフトを一括で購入する方がソフト一本当たりの値段は下がりますので、他にも必要なソフトがあれば同時に購入することをオススメします。ソフトが手に入れば、そのソフトをパソコンにインストールします。インストールの際には、ライセンス番号などが必要となりますので、予めソフトに同封されているか確認し、用意しておきます。ソフトのインストールが終了すれば、後はインターネットに接続し、マイクロソフトにネットワークを通じてライセンスの登録を行います。

EXCEL2013の使い方は、今までのエクセルと変わりません。主な使い方としては、エクセルの初歩であるグラフの作成や表計算などと思われますが、それらも今までと同じ利用方法で使うことができます。インストールしたエクセルソフトの実行ファイルをダブルクリックすれば、エクセルが開き新しいファイルが開きますので、同時に表示される新しいシートに文字や数式を記入することで作業ができます。但し、このEXCEL2013では新しいシートは1つしか出てきません。今まではシートは基本的に3つ出てきていましたが、1つしか出てこないため更に新しいシートを追加したい場合は自分で追加する必要があります。必要最低限のシートしか出てこないため、不要なシートが残ることがないというメリットもあります。

EXCEL2013を使えると何が良いかというと、新しく追加されたSkyDriveを使用できることにあります。SkyDriveとはマイクロソフト社が提供するサービスで、オンライン上でファイルの操作等ができるようになります。しかし、このSkyDriveを使用するためにはマイクロソフト社のアカウントを取得する必要があります。但し、このアカウントは無料で行うことができるため、必要なのはアカウントを取得するための事務作業となります。この、SkyDriveが使えるようになることで、ネットワークが繋がっていれば、社外であってもそのファイルを編集することができ、また複数の人がそのファイルを編集できるようになり、更に便利になります。

EXCEL2013の利用時の注意点としては、外部リンクをできるだけ使用しないことです。外部リンクとは、異なるエクセルのファイル間で、セルの参照をファイルを超えて行うことです。この外部リンクが1つや2つであれば、左程問題はないのですがこれが1つのシートに数十個、またそれを複数のシートで行ったとします。そうしたときに起きる問題は、ファイルの読み込みが遅くなったり、作業途中にフリーズしてしまうことです。また、リンクしていたファイルを削除したり、外部リンクされていることを知らずに外部リンク対照セルを消したり、シートを消してしまう場合があるため、外部リンクは複数のファイル管理が必要となります。外部リンクは便利な場合もありますが、その分気をつけなければいけないことも増えてしまいます。

エクセルは主に表計算をメインに使われており、そのイメージが強いですが、その他にも様々な仕様があり、様々な利用方法があります。また、極めれば極めるほど奥が深くそれを極めれば作業効率も断然に早くなり、一目置かれること間違いなしです。しかし、極めすぎて一般のひとが追いつけないほどの力をつけた場合には、あまり懲りすぎないことが必要です。エクセルは初心者の方は数字を入力し、四則計算のみの表の作成であったり、ちょっとした社内書類の作成であったりします。そんな初心の方にもわかりやすいファイルの内容にすることを気をつけなくてはなりません。また、便利だからといって外部リンクなどのように多用してしまうと、その分の弊害も出てくるため、そういった機能を使用する際にも注意が必要となります。便利だからこそ、細心の注意を払って使う必要がります。