エクセル表の簡単な初歩や基本的な使い方・... | 初めての利用方法や使用方法・初心者でも簡単 使い方ラボ

エクセルとは、パソコン上で表を作成したり、データ分析などが出来る表計算ソフトの事です。エクセルで文章も書く事が出来るので、売上の表を作成して報告書を書く事が出来ます。また、データを作成する時に、好きなように並べる事も出来ますし、関数を使うと数式を作成しないで特定の計算結果を算出する事も可能です。例えば、ROUND関数を使えば、指定した桁数で四捨五入する事が出来ます。そして、売上や個人情報をデータベースとして使う事も可能です。それから、フローチャートや図形を挿入する事で、解りやすいプレゼンの資料を作成する事も可能です。他にも、作成した表を元にして、棒グラフや折れ線グラフなどを表示させる機能もあります。このように、エクセルは色々な事が出来るので、マスターをすれば仕事をする上で大きな武器になります。

初心者の人がデータを作成する時に使える初歩的な方法として、ショートカットキーがあります。ショートカットキーは、データを作成している時にマウスを使わずに、左手だけで操作が出来るので便利です。例えば、データをコピーしたい場合は、Ctrl+Cでコピーをして、Ctrl+Vで貼り付ける事が出来ます。また、入力データを間違えた時、Ctrl+Zを押せば1つ前のデータに戻ります。そして、データを保存したい場合は、Ctrl+Sを押せば上書き保存になります。データを作成する時は、小まめにデータを保存した方が良いです。出来上がってから保存しようと思っても、たまにパソコンがフリーズをして、データが消えてしまう時があるからです。それから、操作方法が解らない時は、ネットで調べる癖を付けていると力が付きます。

エクセルは、世界で最も知られている表計算ソフトの一つで、日本国内においても最大のシェアを誇っており、パソコンの初心者から、統計学のように複雑な計算を行うようなプロまで、多くのユーザーに支持されているソフトウェアです。初歩的な操作は、マウスを使って簡単にメニューが選べますし、数字の計算以外にも、入会申込書などのフォーム作成、きれいな枠入りの書類などを作成するのにも向いています。パソコン教室などで教わる最初の基本として、エクセルが含まれていることが多く、簡単に使うことが出来る仕様となっているため、使っているうちに上達していきます。慣れてきたら、ステップアップの利用方法として関数などを用いて計算や在庫チェック機能なども作ることができます。

エクセスを使うのに必要な準備はさほどなく、家電量販店などで購入したパソコンに事前に入っている場合が多く、もし入っていなかったとしても、パソコンと同時に購入すれば、インストールしてもらえます。もし、入っていないパソコンで新規にインストールする場合には、エクセルの入ったパッケージソフトを購入し、CD-ROMからインストールを開始します。空き容量が推奨されている分あるかどうか、購入前に確認しておきます。通常、インストール用のCDを挿入すると自動インストールが起動し、インストール画面が表示されますが、もし表示されない場合は、取扱説明書の指示に従い、手動でインストール画面を表示させます。この操作もシンプルで難しくはありません。

エクセルの使い方は多岐にわたるため、基本の初歩について説明すると、エクセルを開いて表示されている画面が、実際の入力画面になります。縦と横にABCや123というアルファベットと数字が当てはめられていますが、一番左上の枠(エクセルではセルといいます)をA1、その下をA2、更に下をA3というように呼びます。また、一番左上がA1に対して、すぐ右隣がB1、その右隣をC1と呼びます。エクセルで表計算をする場合に、A1とA2の合計をA3に出すといった具合に計算していきます。次に画面左上に様々なメニューがありますので、その中からやりたい項目を選んで、操作をしていきます。一部のメニューはイラスト付きになっているものもあるので、視覚的にメニューを選べます。

エクセルを最初に使うのであれば、エクセルを利用するメリットは表の作成にあります。表計算ソフトですので、計算もできますが、簡単な計算であれば、電卓を使ったほうが速いので、まずは表を作成するところが基礎と言えます。セルの高さや幅を調整して、表や名簿を作ってみれば、きれいでプロが作ったようなものが出来上がります。例えば、子ども会の名簿や出欠簿などの作成も簡単ですし、子ども会の収支報告書などは次のステップとして関数を用いて作ります。上記の子ども会はあくまで例ですが、その他のサークルなどでもエクセルは活躍します。また家庭内であれば、家計簿の作成でも役に立ちます。紙に書いて電卓計算は面倒だと感じていたり、無料のアプリだと個人情報が心配という場合に、自分自身のパソコンで作成すれば、手間も省け、情報の保護も安心です。

エクセルの利用方法で注意する事は、機能を短期間で覚えようとしない事です。グラフを挿入したり、マクロを使ったりなど1つ1つの操作を覚えるのに時間が掛るので、自分が使う範囲だけ覚えるようにしたら良いです。また、データを作成する時は、エクセルのバージョンをチェックする必要があります。バージョンによって使い方が異なったり、古いバージョンだとファイルを開く事が出来なかったり、データが正しく表示出来ない事が起こります。せっかく作ったデータも相手が古いバージョンだったら、ファイルが開けないので、作り直さないといけません。対策としては、互換性チェックを行い、古いバージョンでも表示出来るようにデータを作る事が大事になります。

エクセルを学習する流れとして、表計算などの基本的な操作を覚えたら、VBAの使い方を覚えると良いです。VBAはプログラムを使って、同じ操作を自動で行う事が出来るので非常に便利です。例えば、月の勤怠計算を行う時に、出社と退社した時間を入力して、計算するボタンを押せば、自動でどれくらい働いたのかを計算する事が出来ます。VBAで作成するのは、計算ボタンの所の処理をプログラムで書きます。VBAをマスター出来れば、格段に仕事の効率が速く出来るので、エクセルをマスターしようと考えている人は、VBAをマスターする事を目標に勉強を行えば良いです。エクセルの勉強をする時間が無いと思うかもしれませんが、機能などの使い方を勉強してマスターすれば、一気に仕事の効率化を図る事が出来るので、勉強をする事が大切になります。