メールBCCの簡単な初歩や基本的な使い方... | 初めての利用方法や使用方法・初心者でも簡単 使い方ラボ

メールBCCとは、ブラインドカーボンコピーのことで、電子メールをするときに宛先として設定することがあります。電子メールにおいては、まずは送り主がいます。そして送り先があります。一般的な宛先は宛先であったりTOとなります。これは送り主が宛先に対して何らかの要件などを知らせるために設定をします。ですから受けた人は内容を確認して、その後の対処もする必要があります。CCはカーボンコピーといわれる設定で、直接の要件ではないけども確認をして下さいとするときの送り先です。CCの相手はその他の人にも見られるようになっています。BCCに関してはブラインドカーボンコピーで、情報は送っているけども、その他の人にその情報が送られていることがわからないようになっています。メールの内容によって、それぞれを使い分ける必要があります。

初心者がメールBCCを利用する時の基本的な使い方としては、社外にメールを送信する時があります。取引先などと情報のやり取りをするとき、上司にもその内容を知ってもらいたい場合があります。初歩としてはこのときに設定をしておきます。そうすると宛先の取引先には自分にのみ送られているようにメールは届きます。一方で上司には送り主がどのような宛先、CCでどのよう内容のメールを送っているかを知ることができます。今は会社においては何らかの問題などが後からわかって事後処理に困ることがあります。上司に事前に送っておけば、何か問題があるときに上司のほうで見つけてもらえる場合があります。相手会社の上司にこの情報を知らせるときにおいてはCCなどにします。

同じ文章を複数の人に送るとき、TO欄に全員のアドレスを並べて送信する事はないでしょうか。または、TO欄に一人を入れ、他のメンバー全員をCC欄に並べて送信することはないでしょうか。これらはチェーンメールと呼ばれ、避けるべきメールの送信方法です。チェーンメールは、見ず知らずの人のアドレスや氏名が、他のメンバーに丸見えになってしまいます。個人情報社会において、時に大変なトラブルになる事もあり、危険を伴います。一方BCCは、その欄に並んだメンバーのアドレスも氏名も、他のメンバーに見えません。つまり、個人情報を守りつつ、一度のメール送信で仕事が済むという、安全かつ合理的な方法です。BCC利用には、特別な技術は必要ありません。

BCCとCCの大まかな違いが分かったところで、送信前に考えておくべき事があります。この文章は、それぞれに送ったことが分かったほうが良いのか悪いのか、全員が既にアドレスを教え合っているのか否かなどです。TOとCCは、お互いのアドレスが見えます。BCCだけが見えませんから、たとえば仕事関係の提案書を上司と取引先のA社に送り、同僚のBにはこっそり控えを送りたい場合に役立ちます。TO欄には既にアドレス交換しているA社の担当者を書き、CC欄には自社の上司(このアドレスも公開して可能な場合)を書き、同僚Bに控えを送ったことは他者に知られたくないのでBBC欄に入れます。すると、A社の担当者は、ああ、自分宛の文章を上司にも送ったのだな、と解釈します。

メールBCCの初歩的な重要性がわかり、基本的な使い方がわかったところで、他の例を考えてみましょう。部内の5人と部長に連絡事項を送りたい場合、部長をTO欄に、他の部員をCC欄またはBCC欄に入れます。このときの選択は、お互いに既にアドレスを交換し合っているか否かです。交換しているのであれば、CC欄を使った方がお互いにメールが来ている事がわかり、話が早いでしょうし、もし個人情報は伏せているのであれば、BCC欄に入れておき、メールの本文にでも、全員に送ったことを添えておけば安心でしょう。もし企業が顧客100人にセールスメールを送るのであれば、顧客全員をBBCに入れる必要があります。それにより、個人情報大量流出のリスクを回避できます。

メールBCCの利用方法は、メールを利用する全員が知っておくべきマナーですから、もしチェーンメールが来たとしたら、その人にBCCの活用を提案・依頼できれば一番です。もしお互いに連絡先を知られたくないメンバーがいた場合、揉め事を増やさずに済むからです。複数の得意先のうち、1社だけ対象から外したい場合にも、BBCで送信しておけば、他社から見て、その1社だけが省かれていることは分からず、無用な駆け引きを回避することが可能になります。カーボン紙をはさんでタイプライターを打っていた頃の表現である、ブラインドカーボンコピーという言葉自体は使用されなくなりましたが、BCC欄の活用は、今まさに工夫次第でいくらでも広がります。

メールBCCの利用方法での注意点としては、BCCで送信した相手には他のBCCの情報がわからないことです。上司が2人いるような場合にBCC上司2人を設定することがありますが、それぞれの上司は自分にしか来ていない様に取られることがあります。このやり取りが一般化していれば特に問題はありませんが、突然このように送ったりするとなぜ送られたのか、他にどのような人にBCCで送っているのか気になる場合があるでしょう。重要なやり取りの場合はそれ以外に別途送信をしておいたほうが良いかもしれません。メールを送信した後にそれを再送したりすることができます。BCCで送るべき人に対してCCに入れることで知られてしまうことは避ける必要があります。

メールBCCの全体的なまとめとして、BCCは確認をしてもらうためにメールを送付する時に使うことがあります。BCCに設定した人に関しては、TO、CC、他のBCCに設定した人にはわからない状態で送信することができます。上司への確認に使ったり、他に送信している人を知られたくない場合、メールアドレスが個人情報になる場合などに設定することがあります。ユーザーなどに情報を一斉に送るときにTOやCCで送るとユーザー同士のメールアドレスなどが知られてしまいます。このようなときにBCCにしておけばそれらの人に他人のメールアドレスが知られることはありませんし、送ったことについても知られることはありません。CCの人をBCCにしてしまっても大きな問題にはなりにくいですが、BCCの人をCCにしてしまうと問題になるので注意します。