ACCESSの簡単な初歩や基本的な使い方... | 初めての利用方法や使用方法・初心者でも簡単 使い方ラボ

EXCELは業務でよく使っていて基本的なことは分かっているけれど、ACCESSについては、その基本もどのような利用方法をすればよいのか、いまひとつ使い方がよく分からないという方は意外に多いのではないでしょうか。初歩的な解説としては、EXCELと同じくデータを扱うことが出来るソフトウェアがACCESSです。ただし、その扱うことができるデータの量が非常に多いことと、またそのデータの加工方法が非常に多機能であるということがEXCELとの違いになってきます。その使い方や利用方法についての基本的なイメージとしては、EXCELが個人が業務で処理するデータを取り扱うのに対し、ACCESSは部門や会社全体のデータを取り扱うものと考えてもらって良いでしょう。大量のデータを専門的に扱うソフトウェアの仕様になっているのがACCESSです。

EXCELとACCESSは、データを扱うという基本的な利用方法については共通していますので、初心者の方がACCESSを学ぶ初歩の段階では、あまり違いがわからないという場合があります。少ないデータを管理する分には、かえって小回りのきくEXCELの方が便利だと感じることも多いかもしれません。実際、やり方によってはEXCELを駆使することで、ACCESSの利用方法と同じことが実現できる場合は多いです。しかしあくまでEXCELは「表計算ソフト」であり、ACCESSは「データベースソフト」で、まったく別物なのですが、初歩のうちは、逆にEXCELとの共通点を活かして、「EXCELでできることをACCESSでやってみる」というところから学んでいくと良いでしょう。単純な顧客名簿や住所録の管理といったものから徐々に学んでいくのがお勧めです。

ACCESSには、大量のデータを取り扱うための様々な機能があり、データを加工するための複雑な操作を行うことができます。さらに帳票の出力や入力フォーム機能を備えているために、データ入力ソフトを組んだり、伝票出力ソフトとして機能させたりと様々な利用方法が存在しています。やり方としては0から作り始める方法だけではなく、ウィザード機能と呼ばれるナビゲーションを利用することによって、初歩的な知識しか持っていない人でも簡単に色々な機能を実現することができるようになっています。最初にウィザードの基本的な使い方を覚えれば、すぐにでも実務に利用することができるようなアプリケーションを構築することができるようになるでしょう。

ACCESSのソフトウェアを利用する場合、最初のインストールのやり方については、一般的なWindosアプリケーションと殆ど同じ手順と考えて良いでしょう。インストーラーを起動して、後は表示されるダイアログ画面に従っていくだけでインストールすることができます。むしろACCESSを使うために必要な準備としては、どのようなデータベースを作るのかといった要求仕様をまとめたり、データ構造を設計することが大切になってきます。データベースというのは、大量のデータを取り扱うために、EXCELのように細々と小回りの利く修正や変更を行うことが難しい場合が殆どです。最初に利用方法を明確に定めて、しっかりと設計を行ってからデータベースを構築するというやり方を取る必要があるということを押さえておきましょう。

ACCESSの使い方を知るために、最初は簡単なデータベースを作成してみると良いでしょう。例えば顧客名簿を作る場合、顧客IDと顧客名、住所と3項目だけでテーブルを作成してみます。テーブルを作成する場合も、ウィザードを使って作成すれば、テーブルを作るために必要な情報についての確認がダイアログに表示されますので、そこにある指示に従って項目を埋めていけば、簡単にテーブルを作成することができます。このテーブルが、EXCELの表に該当する部分となります。厳密な言い方ではないのですが、初歩の段階ではそういう理解で十分です。このテーブルに適当に何件かデータを入力してみて、その後に、帳票やフォームの作成ウィザードを使って、伝票や入力フォームを作成してみてください。

単にEXCELの表をACCESS上に置き換えただけでは、あまりメリットを感じられないかもしれません。それでも、基本的な使い方を学び、ウィザードを使って入力フォームや帳票を作成してみれば、そこから色々な利用方法がイメージできると思います。またウィザードを使わず0からフォームや帳票を作成するやり方を覚えれば、さらに応用できる範囲が広がり、さらに沢山の利用方法を思いつくようになるはずです。初歩の段階でも、EXCELとACCESSの違いを最も明確になる点としては、複数人による操作ができるという点でしょう。やり方は色々あって、それぞれに特徴があるのですが、ACCESSでは複数の人が同時に、データを入力したり帳票を出力したりといった作業を行うことができます。

ACCESSを利用する場合の注意点としては、データベースという概念を理解することが必要になってくるということです。初歩の段階であれば、EXCELの表と同じように理解するのも良いのですが、EXCEL以上の機能を利用する段階になった時には、どうしてもデータベースについて理解しておくことが大事になってきます。一番のポイントとなるキーワードは、「リレーションシップ」というものです。これはテーブルとテーブルを結び付けて利用するという考え方です。これを理解することで、ACCESSの利用方法の範囲を一気に広げることができます。逆に言うとこれを理解しないでACCESSの使い方をするのであれば、EXCELを使った方がマシと言えるかもしれません。

ACCESSは非常に応用範囲の広いソフトウェアです。それ自身にスクリプト機能を備えていますので、様々なアプリケーションを組むことも可能です。プログラミングのやり方によっては、単なるデータベースソフトとしての利用方法だけではなく、様々なアプリケーションを構築することができるでしょう。実際に、ACCESSで構築されたアプリケーションを提供しているベンダーも数多く存在しています。最初のうちは、EXCELよりもなんとなく使い勝手が悪いと感じてしまうかもしれませんが、データ処理を行う上で欲しいと思った機能のほとんどは、もちろんそのためにはプログラミングについての知識が必要となるかもしれませんが、ACCESS上で実現することができます。逆に言うと、それだけ強力な機能性を持っているために、とっかかり難いところがあるということかもしれませんが、期待以上の結果を引き出すことができるソフトウェアでもあります。