GOOGLEAPPSの簡単な初歩や基本的... | 初めての利用方法や使用方法・初心者でも簡単 使い方ラボ

GOOGLEAPPSとは、Googleが提供するWeb(クラウド)サービスの一つです。個人事業主から中小企業、大手上場企業まで導入しています。メールサービスでは、個人または企業の保有するドメインを利用したメールの送受信ができ、且つ、パソコンのみならず、スマートフォンなど、いつでもどこでもメールが送受信できます。また、文書作成、表計算などのアプリケーションが使え、メールと同様にスマートフォンやオフィスの外のインターネット環境でも利用できるのが特徴です。組織内(共通のドメイン配下)で、簡単に文書ファイルや表計算ファイルを共有でき、また、共同で編集することができます。ホームページ作成もできるアプリケーションも利用できるので、社内Wikiや条共有のツールとしても利用することができます。そのほか、Googleが提供するクラウドサービスの多くを組織内で共有して利用できるため、いちいち印刷やメールに添付などの必要はなく、業務の効率化につながります。

GOOGLEAPPSの使い方は、簡単です。まずは、申し込みは、Googleの用意するページまたは提携パートナーから申し込みます。会社内に、システム管理者がいない場合や操作に不安がある方、初心者の方の場合は、認定パートナーを利用すると便利です。エンドユーザーの初歩的な操作は、ほとんどの文書作成ソフト、表計算ソフトと基本は変わりはありません。表計算ソフトでは、基礎的な関数を網羅しているため、GOOGLEAPPSを導入した以降も従来通り利用することができます。メールサービスも同様で、市場にあるメールサービスの仕様と同等レベルを保持しています。利用方法も簡単で、割り当てられたユーザーIDとパスワードさえあれば、いつでもどこでもこうしたアプリケーションにアクセスができます。

GOOGLEAPPSは、簡単に導入できるクラウド型のグループウェアです。今まで、社内用サーバーやメールサーバーなどを必要とし、そのイニシャルコストのみならず、サーバー管理者を置くか、サーバーの運用を他社へアウトソーシングしていたため生じた多額のランニングコストもかかりません。必要なのは、アカウントの人数分だけの月額利用料のみです。サーバーはサービス提供者が管理維持しているため、社内に専用のSEを置く必要もありません。また、GOOGLEAPPSに付属しているメールサービス、文書作成、表計算アプリケーション、テレビ電話会議システム、情報共有用のサイト構築システムまで、すべてシンプルで、且つ既存の製品と同等の初歩的操作性を有しています。

GOOGLEAPPSを使うために必要な準備は、周到な設計とドメインの設定です。ここまで聞くと簡単ではないとお思いになるでしょうが、認定パートナーを利用すると、設計やドメインの設定までサポートしてくれるので心配はいりません。設計というのは、権限付与の問題で、誰がどの階層までアクセスできるのかを決めることです。ですから、導入側は、課長はここまで、部長以上はここまでといった具合に、決まり事を作るだけになります。また、移行に当たっては、ドメインの設定を変える必要があり、基本的にDNSサーバーというドメインを管理しているシステムに反映されるまで、最大で72時間程度かかり、いつ変わるのかはわからないため、メールが古いメールソフトとGOOGLEAPPS側で確認する作業だけが必要です。

GOOGLEAPPSの使い方は、管理者であれば管理者アカウントから専用のコントロールパネルへログインをして、ユーザーの管理や請求の管理などをします。例えば、部長に昇進した人に権限を追加することや特例として誰かに権限を追加、または削除するなどができます。請求管理は、アカウントごとに請求されるため、不要なアカウントは削除する、または新設するなどの管理になります。ユーザーサイドは、複数のクラウドサービスがあるので、それぞれ自分に付与されたユーザーIDとパスワードでログインをして利用するだけになります。それぞれのアプリケーションごとに利用方法が異なりますが、ヘルプページやユーザー同士で問題を解決するヘルプフォーラムなどもあるので、不明点があれば、それらを確認してみてください。

GOOGLEAPPSが使えると良いことというのは、主に2つあります。まず一つ目は、コスト削減につながる点です。イニシャル費用としてかかっていたサーバー本体の費用やランニングコストとしての保守費用やばかにならない電気代も不要です。必要なのは、アカウントごとの請求単価のみとなります。2つ目はクラウドサービスの利点です。クラウド上で作業ができるため、ユーザーのパソコンのスペックが多少低くても問題がないのと、データその損失のリスクが減る点です。データは、個人のパソコン内にのみに入っていた場合、消えてしまえば終わりですが、クラウドにあれば消える心配もありません。また、パソコンを紛失しても、パスワードをすぐに変更すれば、他人がアクセスできないので、セキュリティ面でも安心だといえます。

GOOGLEAPPSを導入する際に注意する点を挙げると、主には2つあります。まず1つ目は、セキュリティの確保です。ユーザーIDとパスワードさえあればログインできるメリットもありますが、考え方を変えれば、ユーザーIDとパスワードが誰かに知られてしまった場合には、情報の漏えいにつながります。そのため、2段階認証システムを導入しておくと、リスクを抑えることができます。2段階認証システムとは、ユーザーIDとパスワードのほかにワンタイムパスワードを都度発行して、スマートフォンなどに送るシステムのことで、ユーザーIDとパスワードが漏えいしても安心です。2つ目は権限の割り当てです。社内の誰が管理者で、誰がどのアプリケーションを使えるのか決められるので、あらかじめ割り振りをしておきます。

全体的にまとめると、社内のコスト削減と業務効率化に役立ち、また、クラウド上で権限の割り当てやセキュリティ対策も取ることができるので、情報漏えい対策などの面でも安心です。ただし、ローカルまたは社内LAN上でデータベースなどを共有して利用している場合には、移行できないケースもあります。自己判断が難しい場合には、認定パートナーを利用するとできること、できないことがわかります。個人情報は、別の顧客管理サービスなどを利用し、外部で使えないという対策も同時にとると、より安心して利用することができます。また、GOOGLEAPPSと連携できるエクステンションサービスもあるので、少し難しい表計算の数式構築なども比較的容易にでき、あるいは社外とのテレビ電話会議も簡単にできます。GOOGLEAPPSを導入すると従来のパソコン、システムなどへの考え方が変わってきます。