VLOOKUP別シートの簡単な初歩や基本... | 初めての利用方法や使用方法・初心者でも簡単 使い方ラボ

VLOOKUPとは、表計算ソフトで利用することができる関数の一つです。データベース関数の一つで、データベース上になったデータの中から条件に一致する情報を取り出すことができるようになっています。表計算ソフトでは幾つかのシートにわけで情報を入力したり表示をしたりできます。データシートはデータのみですから利用する側からするとあまり使い勝手はよくありません。そこで別シートにおいてこの関数を利用して必要な情報のみを抽出するようにします。すると大量のデータから必要な情報だけを抜き出して表示させることができます。見積書において、別シートに価格表などを入力しておき、そのデータを参照して製品名や金額などを表示させるようにすることがあります。金額の入力ミスを防ぐことが出来ますし、見た目にもきれいな表を作成することができます。

初歩的に利用する人がVLOOKUPの関数を利用する時の使い方としては、まずはどのようなデータベースから情報を抜き出すかの用途と考えます。別シートに製品番号、製品名、価格の入ったデータベースがあり、製品番号を入力すると製品名と価格が表示されるようにします。あるセルに製品番号を入れます。関数にはそれを参照するようにセルを指定します。次にデータベースの範囲を指定します。製品名が2列目なら2、価格が3列目なら3を入力します。基本的にはこれで製品番号を入力するだけで自分で確認することなく製品名や価格を表示させることができます。印刷などをしたときに製品番号を表示させたくなければ表のレイアウトなどを変更するなどしておくと良いでしょう。

パソコンに興味がある人も多いのではないでしょうか。パソコンを利用すればさまざまなことができますので、その利用用途も広がってきます。またパソコンソフトのなかにエクセルがありますが、エクセルを使うことによって表計算も可能になります。エクセルを使うとき、大切になってくるのが関数です。そのなかにVLOOKUP関数があります。VLOOKUPというのは簡単にいえば拡張型検索機能のことで、何か検索したいとときに計算式を入れると機能します。はじめてエクセルを使う人にしてみたら少し戸惑うこともありますが、基本がわかればスムーズに利用できるようになりますので、まずは練習してみてください。練習によって初歩的なことをマスターしてください。

VLOOKUP関数を使えるようになると応用もできますので、とても便利です。関数を使うためには、まずエクセルを用意してください。エクセルはOfficeソフトのなかに入っています。またエクセル単体でも販売されていますので、今回エクセルだけを使うのであれば単体のエクセルを用意してください。単体のほうが費用も安くなります。またエクセルソフトをインストールするパソコンも必要です。このとき既にパソコンにエクセルがインストールされていれば、改めてエクセルを購入する必要はありません。しかし最新版を使う場合は、バージョンアップ版などを購入する必要があります。パソコン自体は、現在使っているものでも構いません。その場合、エクセルソフトがスムーズに動く環境を確認しておいてください。

VLOOKUPの使い方ですが、まずは計算式などを理解してください。どうしてそういう計算式になるのか、しくみがわかれば自然と応用もできるようになります。この場合、エクセルの別シートを使って練習してみるのもいいでしょう。ヘルプ機能を利用すれば、実際の利用方法などがでてきますので参考にしてみてください。また計算式のサンプルも表示されていますので、別シートにその式をコピペして使ってみると勉強になります。何度か練習することで基本もわかってきます。VLOOKUP関数は、データを検索する関数のなかではよく使われる関数ともいえます。実際に使ってみてわからないことがあれば、とりあえずヘルプ機能を使って解決してください。またインターネット上の掲示板などを利用するのも一つの方法です。

VLOOKUP関数が使えるようになると、仕事などもやりやすくなります。一つの表のなかに多くのデータが入っているとき、VLOOKUP関数を使って必要なデータを検索できます。しかしVLOOKUP関数だけでは限界がでてくることもあります。そういうときは、他の関数で補うことになります。VLOOKUP関数と他の関数を組み合わせれば、さらに複雑な計算式も作れるようになります。関数自体の種類も多くなっていますので、一つ一つ学んでいくことをお勧めします。初心者のかたは、まず関数に慣れることが大切です。別シートと計算式のサンプルを利用して、さまざまな計算式を作ってみてください。利用方法がわかれば楽しくなってきます。

VLOOKUPの利用方法での注意点として、データのコピーをするときにデータの範囲はずれてコピーされてしまうことがあります。そのためにドルマークで挟むなどして常に同じ範囲を指定するようにします。また、製品番号がデータベースにない場合があります。そうすると該当するデータがないのでエラー表示になります。それで入力ミスなどがわかるので良いのですが、エラー表示をしたくない場合があります。このときはIF関数と組み合わせたりします。入力した製品番号がデータベース中に一つもないときはVLOOKUP関数は実行せずに空白を表示させたり、別の表示をさせたりするようにします。表計算中にはあまりエラー表示をさせないような工夫をしなければいけません。

VLOOKUPの全体的なまとめとしては、データ入力であったり、表示などをしやすくなる表計算のデータベース関数と言えます。表計算では一つのファイルに複数のシートがあり、データのみを入力するシート、検索条件を入れるシート、印刷用のシートなどを設定することができます。別シートにデータのみが入っている場合、そのデータを参照するように設定をすれば、わざわざそのデータを手入力する必要なく参照することができます。参照すれば入力ミスがなくなるので、事務手続きも行いやすくなります。式を一つのみ使うこともありますが、この式を下にコピーして使うことがあります。参照データは良いですが、参照の範囲についても一つずつずれることになるので、そのときにずれないような調整をする必要があります。縦にコピーをするとき、横にするときで設定も異なります。