EXELの簡単な初歩や基本的な使い方・利... | 初めての利用方法や使用方法・初心者でも簡単 使い方ラボ

EXELとは、世界的に有名なアメリカのソフトウェア会社が開発した表計算ソフトの一種です。表を作成して集計を求めたり、この表を基にしたグラフの作成などに用いられます。平均値を求めたり、データの標準偏差を求めたり、特定の文字を抽出したりなど、計算以外にもデータベース的に統計分析のツールとして活用することもできます。計算や検索は、EXELの基本仕様に盛り込まれた関数を利用して、様々なことを行うことができます。初心者であっても、初歩的な計算からスタートして、基本的なやり方を身に付けていくことで、高度な使い方を行うことが可能になります。さらに、同社が提供しているWordなどの文書作成ソフトとの連携が可能ですので、Exelで作成した表を貼り込むことができますので、ビジュアル的にもすぐれた文書作成ができるなど、ビジネス面でもいろいろな利用方法ができます。

EXELでは、表計算により家計簿や小遣帳を作成することはもちろんのこと、表として電子メールアドレス帳や住所録を作成し、データベース的に利用することも可能です。初歩的には、簡単な表から作成させることから始めていき、簡単な計算式を入力していくことで、表計算データベースを構築することができます。また、図形ソフトも仕様に入っていますので、プレゼンテーション用の資料作成に活用することもできます。きれいにレイアウトした表やグラフを、簡単に作成できますので、ビジネス的に重宝するソフトです。起動させて、新規ワークシートを開いて、データを入力していけば、簡単にデータベースが作成できます。これを、関数を使って計算させたり、グラフを作成したりして資料を作成します。

EXELは、かの有名な米国のソフトウェア会社が開発し、販売しているアプリケーションソフトの一つです。表やグラフを作成する表計算ソフトで、日本国内のソフトウェア会社の中にも表計算ソフトを開発しているところがありますが、初歩的な事項から使う人であっても、操作性がいいので、基本の使い方を身に付ければ、いろいろな利用方法を引き出していくことができます。やり方を覚えれば、基本仕様に含まれている関数を利用して計算や分析、統計もできますし、表をグラフ化するなどビジュアル化も容易にできます。初歩から、はじめて、利用方法や使い方を追求していくとマクロを組み込んだ、よりシステマティックなものまで作ることができるという、非常に奥が深いソフトです。基本を押さえていけば、発展的な使い方に応用することができます。

EXELを使うのに必要な準備は、基本的にはアプリケーションソフトがパソコンに入っていることだけです。後は、これを如何に使っていくかということで、データベースの基になるデータが必要になってきます。そして、そのデータをどのように分析して仕事に活かしていきたいのかという目的や目標が必要になってきます。この目的、目標がないと、表計算も何を行えばいいのか定まりませんので、計算式を作成していくこともできません。ただ、EXELはデータベースとしての機能も持っていますので、すぐには表計算を行ったり、分析や解析を行わないにしても、表を作成しておけば、後々表計算をやらせたり、グラフなどを作成することもできますので、まずは表を作成しておくことが必要です。

EXELの使い方に習熟するためには、まず基本的な使い方を覚えることです。基本を押さえることが上達の早道ですし、いろいろなデータを基に実際に使ってみることです。関数にしても、足し算、かけ算、引き算、割り算のような基本的なものさえ使えるようになっておけば、たいていの場合十分です。より高度な関数も仕様にたくさん含まれていますが、必要に迫られたときに、ヘルプ機能を活用したり、インターネットや説明書でその都度調べていった方がいいです。そのような高度な計算を必要とする場合は、その計算の原理を把握するために調べる必要がありますので、そのときに覚えれば十分です。すなわち、関数を覚える必要はなく、どういったことをしたいのかをイメージして表を作成していくことが大事と言うことです。

EXELを使えると、家庭で言えば、家計簿や小遣帳を簡単に作成することができます。仕事の面で言えば、調査したり、アンケートを行った結果を、簡単にまとめることができます。集計だけではなく、グラフ化することも簡単ですし、平均値を出したり、標準偏差値を出したりといった基本的な分析も容易にできますので、分析に要する時間が短くて済みます。また、ほかのソフトとの互換性もいいので、EXELで作成した表やグラフを文書作成ソフトに貼り付けていくことで、より視覚に訴える、効果的な資料作成を比較的容易にできるようになりました。今後は、EXELで作成したデータや資料を基に、経営に役立つような戦略を立案していくために、データが意味することを読み取れる人材の育成が必要になってきます。

EXELをファイルサーバで共有して使うことがあります。仕事においても、あるデータを作成するような場合に、ファイルを共有フォルダにおいて、そのファイルに各部署に書き込みをしてもらって完成させていくことがあります。この場合、作業をするためにファイルをコピーし、作業が終わったファイルを部分コピーするのではなく、うっかりファイルごとコピーしてしまうと、他の部署のデータが書き込まれていたファイルが上書き更新されてしまうことがあります。これには注意しておく必要があります。また、CSVファイルをデータとして取り込む場合、データの先頭にゼロがあった場合、数字として認識されませんので、先頭にゼロがないようなデータを準備しておく必要があります。

一昔前であれば、アンケートなどでデータを集めた場合、これを外部の業者に頼んでデータパンチしてもらい、集計してもらって、手計算で表にしてもらい、これを棒グラフにしたり、折れ線グラフ、円グラフにしてもらっていました。データパンチについては、OMRを使ってデータを読み取り、このデータをEXELに取り込みますと、一気にデータベースが作成され、グラフも好みにあわせて作り替えることや、使い分けることもできます。表計算ソフトの導入により、資料作成を手軽に行うことができるようになりました。分析が手早くできるようになった半面、自分でこなさなければいけない仕事も増えることになりますので、労働強化につながる面も否定できません。そのため、データベース構築、統計分析を専門に行う業者も出てきています。ただ、分析をしていく途上で、試行錯誤を重ねていく中で新しい情報を発見することもできます。