サイボウズの簡単な初歩や基本的な使い方・... | 初めての利用方法や使用方法・初心者でも簡単 使い方ラボ

サイボウズとは、日本でよく使われているグループウェアのシステムです。現在においてはパソコンを利用して仕事をすることが多くなっています。さらにはそれぞれのパソコンがネットワークで結ばれ、仕事の依頼であったり、情報の管理などもパソコンを通して行うようになっています。そのときにはそれぞれ別々のシステムを利用することがあり、統一性がありませんでした。こちらのシステムを利用することによって、会社での仕事を一つのシステムにおいて管理ができるようになります。グループのメンバーのスケジュールなどを管理するとき、一人一人で行うのではなく、グループ内で共有するようにすることができます。仕事の依頼をこのシステムを通じて行うことが出来ます。何か作業をしないといけない場合に、このシステム上で作業を共同で行えるようになります。

初心者がサイボウズを利用する時の基本的な使い方としては、グループ内におけるメールのやり取りです。一般的なメールにおいては、社内外いろいろなやり取りが入ります。社外においては仕事には関係のないメールなどがあり、それが邪魔になることがあります。このシステム内だけ、グループ内だけでやり取りができる仕組みがあるので、話をしているようにメッセージを出したり受けたりができます。これをしておけば仕事の依頼においても記録を残すことができます。スケジュールであったり、施設の予約をすることもできます。会社においては会議などを行うことがあります。会議はメンバーのスケジュールが合わなければ行えません。初歩的な利用ではそのようなこともできます。

ビジネスを行っていく場合には、インターネットは必須ですが、大手の企業ならば、システムの構築やソフトの購入や使用にも余裕がありますが、中小企業の場合には、なかなかそれができません。そのような時にサイボウズの場合には、中小企業の支援のシステムを提供することができるということで、専門家がいなくても、そのまま利用できるサービスが提供されています。例えばサイボウズofficeは、中手企業ではシェアがトップということで、非常に使いやすいソフトになっています。直感的に利用することができるのが、最近のソフトウェアの必須条件ですが、このソフトもそのようにできているので、使いやすさと操作性のシンプルさで利用ができるということになります。

サイボウズのサービスということでは、初歩的で基本的な利用方法で使うことができるというのが、特徴補ひとつですが、準備ということでは、まずサイトを見て、その内容に合ったサービスを選択します。そして担当者と話し合って、導入できるサービスかどうかを相談しながら、導入をするということになりますが、サービス自体も中小企業用から大企業の管理やデータベースまで、さまざまありますので、その中から自社に合ったサービスを選んでいくということが、まず準備段階になります。また利用者の体験談や業界の評判なども調べることができるので、それらの内容を吟味して、導入することになれば、慣れるという時間も含めて計画を立てて導入していくとなります。

サイボウズのサービスでは、直感的に利用することができるので、特にインターネットでブラウザなどを利用している人にはわかりやすい構成になっています。具体的に利用することができる内容としては、ビジネスでは必須のスケジュール管理や共有ということや、スマホなどのモバイル端末の利用などや顧客管理や商談などのスケジュール管理、資料の管理やメッセージやインターネット会議など、非常にたくさんの便利なアイテムが利用できるようになっています。また重要なのはセキュリティ対策ですが、これも最近の情勢もありますので、厳重に管理をされているということになります。そのようにさまざまな分野から使いやすいシステムをサービスとして提供しているということになります。

サイボウズのサービスの使い方も、非常にわかりやすいということで、中小企業のソフトの分野では、業界でも一番ということで、人気がありますが、確かに非常にわかりやすく、使い始めてもすぐに慣れることができるようにできているといった印象です。これを利用すればこうなるということが、専門的なソフトの知識がなくても利用することができるようになっているということですから、まだ導入していない中小企業では、考えてみるのも効果的かもしれません。やはり実績があるということが非常に大きな信用ということで、誰かが利用してよかったということが実証されているということですから、その点からも、自社の状況を見て吟味すると今以上の効果が期待できるということになります。

サイボウズの利用方法での注意点としては、会社などで利用する時にはライセンスによって利用者が決められます。一人増えることにソフトを購入するわけではなく、予め利用できる人数分のライセンスを用意しておき、その中で利用できるようになります。人数が増えればライセンスが足りなくなるのでその分の追加が必要になってきます。人数が多いような会社であれば、その分多くのライセンスが必要になってきます。ユーザーごとのライセンスのほかに年数ごとのライセンスもあります。人数が多くなれば、年数が多くなればそれだけ一人あたりの1年の利用料金を下げることができます。将来使うことがわかっているなら、長い年数で利用したほうがよいでしょう。

サイボウズの全体的なまとめとしては、パソコン上、ネットワーク上で仕事をするときには便利なシステムです。メールなどにおいても専用の仕組みを持っているので、プロジェクトごとの仕事のやり取りなどを管理することができるようになっています。情報の共有であったり、共有している情報を更新する時の仕組みなどについても管理ができるようになっていますから、互いに仕事がやりやすくなります。システムに関しては一人当たりのライセンスによって提供されています。各会社においては、いくつのライセンスを何年利用するかの契約で利用ができるようになっています。人が増えたからといってその都度システムを追加で購入したりする必要はありません。システム自体は適宜バージョンアップされますから、長く利用していても新しいサービスが利用できるようになります。