ピボットテーブルの簡単な初歩や基本的な使... | 初めての利用方法や使用方法・初心者でも簡単 使い方ラボ

ピボットテーブルとは、表計算ソフトに備わっている機能で、マウス操作のみでデータの集計や分析をすることができる機能です。表計算ソフトはデータを入力したり、それらのデータ同士で計算、集計などをすることができます。セルに計算式を入れたり関数をいれたりすることでさまざまなことができます。式や関数を覚えたり、入力をいろいろとしなければいけませんが、特定の集計であったり分析などをしたい場合があります。そのような時に使うことができるのがピボットテーブルです。利用するとデータベース的な利用を簡単に行うことが出来ます。表計算のデータをそのまま使うと、データの並び替えなどが行なわれてもとに戻せなくなったりします。いろいろな切り口から分析をどんどん行ないたい場合、元のデータはそのままにして、自由に操作をすることができます。

初心者がピボットテーブルを行なう時の初歩的な使い方としては項目別の集計があります。日付、担当者、販売商品、販売価格のデータが入った集計表があるとします。担当者ごとに販売金額を集計したい場合があります。通常の表計算なら担当者の部分で並び替えをして、それぞれの最終行の下にSUM関数などを挿入して行うことになります。方法ではデータの入っているエリアを選択して新しいシートとして作成をします。行に日付、列に担当者のフィールドを設定します。すると各日付ごとの担当者の販売金額の合計が表示されます。項目については基本的にはどんどん入れ替えたりすることができます。商品別にしたい場合は担当者を外し、商品フィールドをドラッグして設定します。

デスクワークで手こずる作業と言えばデータ分析でのクロス集計でしょう。データのクロス集計といえば元来、データベースソフトで処理するようなものでした。しかし表計算ソフトが出てきてピボットテーブルの機能が実装されますと、高度なデータベースソフトで処理する必要はなくなりました。気楽に表計算ソフトで表スタイルのデータを入力すればいいですね。もしも仕事でクロス集計を求められることがあるのなら、一番簡単なやり方は表計算ソフトのピボットテーブルですので忘れずに利用しましょう。データベースソフトの使い方を1から学ぶのは時間がかかりますので、それならばピボットテーブルの利用方法を学んだほうがよっぽど早く済みます。

ピボットテーブルで処理をするということは2つのグループ化できるデータが必要ということになります。例えば普通のお店の売り上げデータを想定して、準備しておくべきデータのスタイルを考えてみましょう。まず売り上げデータには日付という時間軸のデータ項目があります。1日1日どれだけ売れたかは知りたいところです。そして何が売れたかという項目になる品目が挙げられます。一か月を通じてその品目がどれくらい売れたかも知りたいですよね。この2つの項目はそれぞれがグループ化することができます。クロス集計をするには、こういう2つのグループ化できる要素を持ったデータ表を作っておく下準備がいります。2つの項目を含む表に仕立てておきましょう。

表計算ソフトを選ぶときは基本として、ピボットテーブルが機能として備わっている仕様のものにしましょう。そうすることでクロス集計が可能になります。ピボットテーブルの利用方法として、まず初歩としては元となるデータ表を作ることから始めましょう。たとえば伝票1枚1枚を電子化したものが、データ表となっていくわけです。構成する項目を並べていって、それに沿うデータを入力して完成させます。そのデータ表に対してピボットテーブルの機能を行使します。処理すべきデータ表の範囲と軸としたい2つの項目を選びます。こういうやり方でクロス集計の結果を導けます。使い方がわかれば、何度繰り返して処理しないといけない場面でも大丈夫でしょう。

ピボットテーブルのやり方でクロス集計ができるようになると、これまで見えてこなかった問題点も見えてくるかもしれません。例えばお店の売上伝票を日付と売れた商品を軸にクロス集計すると、日付と商品ごとの売り上げが見えてきます。日付の推移と共に商品の売れ行きにばらつきが見られるのであれば、そこに何か気が付かなかった原因が発見できるかもしれません。曜日によって売れる商品とか、月末に売れる商品とかもあるかもしれません。また簡単にクロス集計ができるので、組み合わせる項目を変えて、どんどんチャレンジしてみてもいいかもしれませんね。日ごろ自分が気にしていなかったファクターが、クロス集計からわかってくるかもしれませんよ。

ピボットテーブルの利用方法での注意点としては、元々のデータを作成する時にある程度意識をして作成しないといけないことです。ただ集計表を作成しただけではそれを使うことができません。データベースでは必ず項目をつけますが、同様に表の一番上の部分に項目行をつけて置きます。そうすることでその項目を元に集計を行なえるようになります。項目が空白になっていると集計ができないためにエラー表示になる場合があります。パソコン本体への影響としてはメモリーを必要とすることがあります。そのために処理が遅くなったりする場合がります。データの量などがあるので、それほど多くなれば特に問題はありません。データベースソフトに比べると遅くなることがあります。

ピボットテーブルの全体的なまとめとして、表計算ソフトでありながら、データベースソフトのようにデータをいろいろと集計したり、分析することが可能になります。元のデータをいじることなく新たにシートを作成してその場で行いますから、一つのシートを元に複数の分析表を作成することもできます。一つ目のシートでは日付別の売上集計、別のシートでは担当者別の売上集計などを示せます。もちろんそれらは表計算ソフトの基本機能としても可能ですが、いちいち並べ替えをしたり関数を入れたりしなければいけません。また、新規のデータが入力される都度作り変えないといけなくなります。この機能を使えば、範囲をそれなりに大きく取っていれば追加しても変更の必要がなくなります。使おうとするときは予めそれを意識して項目を決め、項目をつけておく必要があります。