リマインダーの簡単な初歩や基本的な使い方... | 初めての利用方法や使用方法・初心者でも簡単 使い方ラボ

リマインダーとは、英語の直訳的には、思い出させてくれることや思い出させてくれるもの、思い出の品、記念品、形見などになります。これがビジネスの世界では、リマインダーにより、やらなくてはいけないことや忘れてはいけないことを思い出させてくれるものという意味で使われます。仕事が複雑かつ多様化してくると、同時並行的に進める仕事が増えてきて、仕事の管理のやり方が重要になってきます。その管理を有効に行うやり方として、パソコンのスケジュール管理機能やTODOリストの基本的な使い方や利用方法を修得することが必要です。パソコンの基本的な使い方や利用方法は理解している人が多いですが、計画管理については、人それぞれにありますが、これをパソコンのツールを利用したやり方で、個人レベルから組織レベルに拡張することができます。

リマインダーの初心者が、リマインダーの利用方法として手早いのが電子方法によるやり方です。例えば、部内の会議や打合せについては電子メールで開催通知を送るやり方が基本的な利用方法ですが、会議や打合せの開催日時が間近になってきたところで、一度送信したメールをリマインダーとして再送信します。これにより、会議や打合せの参加者に、会議や打合せがあることを思い出させ、あらかじめ必要な資料を準備したり、遅刻しないで会議や打合せに出席する等により、時間的にも無駄のない会議や打合せにする事ができます。基本的かつ簡単なやり方、使い方ではありますが、リマインダーを送った人、送られた人の双方に効果をもたらす、効率的な利用方法でもあります。

電子メールを用いたリマインダーの方法で説明したとおり、リマインダーは比較的簡単に使うことができます。もともとの基本的な意味である、思い出させるということは、メールという利用方法を用いなくても、電話によるやり方でもその目的を達成できますし、その発想自体は至ってシンプルであるからです。あとは、パソコンの利用方法として、電子メールやスケジュール管理システム、TODOリストのいずれか、また複数の方法を用いるのかをそれぞれの組織で決めることになります。初心者を含めた全員が活用できることが前提になりますので、基本的なやり方についてあらかじめ研修会や勉強会を開催する等工夫することにより、共通認識を共有することが必要です。

リマインダーを使うためには、その職場を構成する全員一人一人に対して、パソコンを準備しておく必要があります。また、これらのパソコンはネットワークにつながっているよう、LANの設備を整備しておかなければなりません。さらに、そのパソコンには、電子メールや共通で利用するスケジュール管理システムやTODOリストのソフトがインストールされていないといけません。そして、ハード的な設備の整備にあわせて、これらを使いこなすための共通認識を持つため、あらかじめ説明会や研修会を実施したりする等、運用面、ソフト面についての教育も必須事項となってきます。また、標準的な利用方法ややり方を決めておくと、利用が早く浸透していきますので、マニュアルの整備や使い方がわからない場合のQ＆Aや相談部署を開設する必要もあります。

リマインダーの使い方としては、前述した電子メールのほか、スケジュール管理システムを使ったやり方もあります。スケジュール管理システムは基本的には個々人のスケジュールの管理に用いるのが基本です。このシステムにおいて、入力しているスケジュールの予定日時が近づいてきたら、パソコンのデスクトップ画面に予告メッセージが出されること等によって、予定を思い出させてくれます。これを構成員全員で共有することができれば、全員のスケジュールの見える化が実現できるとともに、スケジュールの漏れがなくなります。手順としては、システム間の共有設定を行うことで足りますので、あとはそれを積極的に活用することができるかにかかっています。

リマインダーを使うことができると、仕事の抜けがなくなってくることが最大の効果として期待できます。会議や打合せが多すぎることも別の問題として重要ですが、会議や打合せに遅れたり、あるいは準備が不十分なことによりせっかくの会議や打合せにおいて議論が深まらないといったこともありますので、あらかじめ会議や打合せがあることを思い出させてくれることは、仕事を効率的に、時間を有効に使うということに関しては、大きな効果が期待できます。複数の業務を抱えているときは、その優先順位に応じて進めていく必要がありますので、リマインダーはスケジュール管理としても有効に機能することが期待されます。仕事の進捗も管理することができれば大きいです。

リマインダーを利用する際には、それが電子メールであれ、スケジュール管理システムであれ、TODOリストであれ、そのシステムが導入された組織の構成員全員が、システム等を使ってリマインダーを行い、またスケジュールを管理するという共通認識を有することが重要です。利用しない人がいれば、その人に対して別途連絡を取らなければなりませんので、仕事の効率化にはつながらなくなります。また、空いていると思ったスケジュールが実は予定が入っていたことにもなりかねませんので、全員が使いこなすという固い決意が必要です。単に使うというだけではなく、スケジュールが入ればすぐに入力し、そのリマインダー機能を定期的に確認することが必要です。

リマインダーは、仕事量が増え、その業務内容が複雑化し、なおかつ複数の仕事を同時進行で遂行しなければならない、現代社会のビジネスマンには必要不可欠なアイテムです。その組織に属している構成員全員が利用すれば、業務の効率化に大きく貢献するというよりも、一人でも参加しない人がいれば、リマインダーの本来の機能を最大限に発揮することができなくなります。そのため、意識の共有が大事になってきます。便利なツールがでてきても最終的にそれを使うのは人間ですので、ハード的な設備の整備を進めるとともに、その意識改革も行っていかなければなりません。リマインダーシステムを使うことが目的ではなく、いかにして業務の効率化に寄与させることができるかという観点から導入を図っていかないとその機能を最大限に発揮させることにはつながりません。"