エクセルワークシートの簡単な初歩や基本的... | 初めての利用方法や使用方法・初心者でも簡単 使い方ラボ

エクセルワークシートとは、表計算ソフトのエクセルにおける作業領域のことです。表計算ソフトにおいてはデータを入力する部分があります。最初にソフトを起動をすると格子状のセルがたくさん出てきます。縦と横に永遠に広がっているのではないかと感じるくらいたくさんのセルがあります。このセルのみしか使うことができないかといわれればそうではありません。実際には別のところにもデータを入力することができます。それも同じファイルを利用することができます。別のファイルとなるとそれらの情報をやり取りするのが難しくなりますが、同じファイル同士であれば容易にデータのやり取りができるようになります。それぞれのワークシートにおいては同じように使うこともできますし、まったく異なる用途で使うこともできます。使う人によって使い方を変えられます。

初心者がエクセルワークシートを利用する時の基本的な使い方としては、一つのワークシートを利用する方法です。この場合はデータであったり、計算結果、関数などは全て一つのワークシート内に作成します。基本的な情報がそれほどでなければ、それらをまとめて表示させることができます。初歩的な利用の場合、それほど多くの情報を扱うことは少なくなります。多くの情報を扱うようになると今度はワークシートごとに目的を分けるようにします。あるワークシートではデータのみを入力し、別のワークシートでは計算のみを行ないます。さらに別のワークシートでは表示であったり、印刷の元を作成します。データが変わるごとに印刷の設定を変更したりする必要がなくなります。

エクセルワークシートは、エクセルの仕様の根幹をなすもので、横にアルファベットの列があり、縦に数字の行があり、最大列数は16384列、最大行数は1048576行となっています。エクセルワークシートには、薄い青色の枠線があり、その枠線で構成される格子がセルと呼ばれています。このセルに文字や数字、さらには日付や時間を入力していけばいいわけですが、文書作成のアプリケーションに慣れている人からすると、セルには馴染みがなく、とっつきにくいかもしれません。ただ、表計算ソフトであるエクセルの初歩的かつ基本的な利用方法は、まずは計算の基となるデータを入力することですから、慣れてしまえばエクセルは簡単に利用することができます。

エクセルワークシートを使うためには、何はともあれ、エクセルを起動させなければなりません。そうすると、自動的にワークシートが開き、データを入力できるようになります。基本的な利用方法としては、例えば家計簿のように収入、支出の日付や品目、金額を入力していけば、自動的に収入額の総計、支出額の総計、現在の残額を自動計算する計算式を入れて表を完成させておけばいいです。従って、ワークシートは1枚あれば十分に活用できます。さらに、このワークシートは枚数を増やしていくことができます。ですので、データ量が膨大である場合は、ワークシートにデータを蓄積しておき、別のワークシートで計算表を作成し、これに連携させておけばエクセルワークシートを使う準備は整います。

エクセルワークシートの使い方はそれほど難しいものではありません。エクセルは、基本的に表計算を行うアプリケーションですので、何はともあれデータが必要です。家計簿や小遣い帳のように、その都度入力する必要がある場合は、計算式を仕込んだ表を用意しておけばいいです。これに対して、アンケート結果を集計する場合のように、例えばアンケート結果をOMRなどで読み取ってCSVでデータ化したファイルを、外部データとしてエクセルに取り込むことも可能です。そして、そのデータを使って何をやりたいのかを明確にしておけば、その目的に応じた関数や計算式を仕込んだ表を作成していけば十分です。場合によっては、計算式を必要としない、工程管理表などスケジュール表的なやり方もできます。

エクセルは、表計算ソフトの一種ですので、基本的には表の作成とその計算を主たる目的とするアプリケーションソフトです。エクセルワークシートは、文書作成のアプリケーションではありませんが、図表を中心とした文書作成にも適しています。文書作成のアプリケーションにエクセルで作成した表を貼り付けることも可能ですが、エクセルで文書を作成することも合理的なやり方です。また、セルに枠がありますので、図形を使ってフローチャートをきれいに作ることができます。プレゼンテーション用のアプリケーションソフトもありますが、それを使うことなしに、かなりの部分までエクセルワークシートにおいて対応することができます。その意味において、エクセルワークシートを使えると、仕事においても何かと便利になってきます。

エクセルワークシートの利用方法での注意点としては、名称をどのようにするかがあります。ディフォルトではSheet1などとなっています。追加されると同じように後ろに数字が加算されて作成されるようになります。たくさんのワークシートを参照して使う場合は互いのワークシートの情報を使います。そのときにはシート名の指定が必要になります。意味のない名前だとなかなか設定がしにくくなるかもしれません。それを防ぐ場合は目的に合わせてシート名をつけておくことです。目的に合わせるとしてもあまり長すぎるシート名は良くありません。できるだけ簡略化するようにします。あまり長い場合、やはりそのシートの参照をするときに記載しなくてはいけません。

エクセルワークシートの全体的なまとめとして、作業をするときは1つのワークシートのみを利用することもあれば複数のワークシートを利用することもあります。多くのデータを使うことがあり、さらにデータを追加することが多いような場合、そのシートに計算などを入れているとわかりづらくなることがあります。それならあるシートにはデータのみ、別のシートには計算のみとした方がわかりやすく、見やすく、印刷もしやすくなります。より高度に利用するようになると自動化などの設定をすることがありますが、そのときにはシート名の指定などをすることがでてきます。たくさんシートを作って作業をするときには法則を決めてシート名を決めておくようにします。そうすると後で問題もなくなります。シート内に表示するデータは多い必要はなく、一つのみのこともあります。