GOOGLEGROUPSの簡単な初歩や基... | 初めての利用方法や使用方法・初心者でも簡単 使い方ラボ

ここでいう「GOOGLEGROUPS」とは、Google社が運営あるいは扱うブラウザやアプリなどの諸々のシステムや商品において、同じネット上においての環境下にいる人々同士が共通の話題について話し合う場を無償で提供するサービスの1つにあたります。このサービスの利用者であるユーザーのみなさんは、興味のあるディスカッショングループを探し出し、GOOGLEGROUPSにおいてのWebインターフェースもしくは電子メールを通してスレッド単位の会話に参加をする事が可能であり、新たにグループの結成なども可能です(良い例が、GOOGLE+などにおいてのサークルやハングアウト、G Mail等)。さらに、他のリンク等を利用して立ち上げたメーリングリスト等のアーカイブをGOOGLEGROUPSのものに設定したりする事が出来るので、大変使い勝手の良い便利なサービスです。

とにかく、Google社が運営あるいは扱っているアプリやブラウザでの使用アカウントさえあればそれを利用してGoogle社のそれらへの簡単なログインが可能なので、どれか1つGoogle社のアプリなどを立ち上げれば、初歩的な操作方法のみで簡単にGOOGLEGROUPSの結成作業などが可能です。こうした簡易な使い方や利用方法により同グループについての結成作業が出来ますので、SNS等の入門アイテムとあいてもGOOGLE+などを利用してグループを作ってみるのも良いかもしれません。また、G MailアプリなどもSNS機能に近いグループ作成システムが付いているので、このシステムを利用してメール回線上においてのグループの結成なども可能なので人脈形成のための使い方や利用方法などにはうってつけです。

GOOGLEGROUPSは、簡単にオンライン上でのフォーラム(ユーザー同士がコミュニケーションをとる場)を構築したり、メールアドレスのグループ化をすることができるサービスです。何かしらのプロジェクトをしている際に、ユーザー同士で問題解決を促すためのフォーラムも数クリックで設定できますし、メールアドレスのグループ化を行えば、面倒なBCC送信も不要でメールマガジンや情報共有などの情報を送信できます。また、フォーラム上では、お気に入りの投稿を保存したり、未読のメッセージの確認などもできるため、情報の伝達をする側もされる側も情報管理の面ではかなり効率的になります。GOOGLEGROUPSに使い方ガイドがあるので、初歩的な操作はそこから学べます。

GOOGLEGROUPSを使うのに必要な準備は、基本的な利用方法として、Googleアカウントの取得のみとなり、そのほかに必要な作業と言えば、グループに入れたいメンバーのメールアドレスの取得程度になります。GOOGLEGROUPSは、Googleのサーバー上で動くため、自社や自宅でサーバーをわざわざ構築する必要もありませんし、クラウドサービスなので、何かしらのアプリケーションソフトを、パソコンにダウンロードしてインストールする必要もありません。始めたい時に、すぐに始められるのが、特徴だといえます。どのように使うのかわからない場合は、すべてのグループから公開されているフォーラムを確認することができ、参考にすることができます。

GOOGLEGROUPSの使い方は、使い方ガイドというツアーを使うと4つのステップで利用できるので、画面右上にある設定ボタンから使い方ガイドを使って、一通り使い方を覚えるのが、最初のステップです。次に、画面左上にあるグループの作成から、グループを実際に構築します。その際に、どのグループに、どの権限を与えるのかなど詳細な設定ができるので、必要があれば、複数グループを作成しておきます。グループの作成が終わったら、オンラインフォーラムを立ち上げてみます。また、メール配信のテストも忘れずに行い、正常に動作するか確認しておきます。なぜなら、いざ本番運用が始まってから、特定の公開できない情報を、公開できないグループへ公開してしまうなどのトラブルを避けるためです。

GOOGLEGROUPSが使いこなせるようになると、プロジェクトのなどの進行が非常に容易になります。誰がどんなことで問題を抱えるのかを確認できますし、更には過去の事例などを検索することもできます。このように、ユーザー同士の交流(ディスカッション)を活発化すれば、自動的にナレッジベースが出来上がるというのも、GOOGLEGROUPSの特徴であり、メリットと言えます。また、メール配信システム、メルマガ発行システムは有料の場合が多いのですが、GOOGLEGROUPSは無料で利用できますので、コストをかけることなく、情報伝達のためのメール送信、メールマガジンの発行などができるようになります。このコストの面も大きなメリットです。

ただ、誰でもGoogleアカウントを所持してさえいれば、誰でもログインしてGoogle社が扱う先程も述べたアプリやブラウザなどの各システムが利用出来るようになる反面、その分様々なちょっとした理由あるいはグループの中に加えたユーザーさんの1人が悪戯なビジネスなどを目的としたグループの運営面などにおいてふさわしからぬ行いなどをしたりする可能性なども十分に有り得るので、注意が必要です。GOOGLE+などのSNSシステム等の場合には、こうした事態に対してブロックや通報などの諸機能等が付いていますが、決してそのようなセキュリティーシステムだけでは問題の解決にはならない場合等もありますので、なるべく危険度が大きくない有効な使い方や利用方法などが必要になってきます。

つい先程も話したように、このGOOGLEGROUPSの結成自体はGoogle社が扱うあらゆる商品に関してのアカウントさえ持っていれば、アプリやブラウザなどへの簡単なログインでこれを行える反面、そこでは対処しなければならない様々な課題が生じてきますが、このような決して悪い面ばかりがあるわけではありません。これも以前に述べた繰り返しなどになるかもしれませんが、誰でもがそのアカウントを入手して使用が可能な大変便利なものである以上、基本的な扱い方でも必ず正しい使い方や利用方法などが存在しているので、これを現時点での自分の良心などと照らし合わせながら理解をしたうえでこのGOOGLEGROUPSの結成作業を各種ツールにおいて行う姿勢がとても大切だといえます。Web上においてのマナーを学んでいくうえにおいても、このGoogle社の各種ツールは大変有効なものといえる存在には間違いがありません。