ワードアウトラインの簡単な初歩や基本的な... | 初めての利用方法や使用方法・初心者でも簡単 使い方ラボ

マイクロソフトオフィスを使われている方であれば、ワードを使って文書を作成する機会は多いと思います。ちょっとした案内や挨拶状、チラシ等、A4一枚から数枚程度に収まる文書であれば、デフォルトのままで文章を入力し、画像や図表を挿入するなどして、手軽に作成することができます。しかし、長い報告書や論文、マニュアル、あるいは小説といったような、比較的長い文書を作成する場合には、文章の整理が非常に重要になってきます。整合性のとれた、段落や章立てを行っていくようにしないと、文書構造の把握が困難なものが出来上がることになってしまうからです。もちろん、そのためにきちんとルールを決めて、それに則って文書を構築していけば良いのですが、手作業では限界がありますし、見落としも多く出てくることでしょう。そうした作業をサポートしてくれる機能が、ワードアウトラインです。

ワードアウトラインは、基本的には文書の構造化を支援してくれる機能ということになります。応用次第で複雑に構造化された文書を組み立てていくことができるのですが、初歩的な使い方をマスターするだけでも、普通にしっかりと構造化された論文や小説を書くことができるようになるでしょう。利用方法自体は簡単なのですが、きちんと構造化された文書を記述するためには、ある程度の下準備が必要になってきます。まずどのようなスタイルにするのかを決めるところから始めましょう。ワードアウトライン機能の利用を始めるには、[ホーム］をクリックして、そこから[段落］⇒[アウトライン］を選択します。するとスタイルの一覧が出てくるので、そこから好みのものを選びます。

「ワードアウトライン」とは、みなさんもご存知であるMicroSoft社が制作し、世界中で様々なコンピューター本体におい、て使用されている文書作成専用ソフトウェアである[Word］における、文書内容の構成をしたりするためのアウトラインシステムにあたります。同システム自体は文からいっぺんに書類を作成するのではなく、見出し語(キーワード)を特定していける機能があるのでこれを利用して、文を作らずに語レベルで作成作業が可能なので、初歩的な文内容である論文やレポート、思いつきの短文集などの作成作業などにはうってつけのソフトウェアです。このため、初心者の方でも簡単な操作方法などでの使い方や利用方法が出来ます。

このワードアウトラインのシステムを利用するには、どのバージョンでも構いませんのでWordソフトを入手しなければ話になりません。同システムは特定のソフトウェア内に内蔵されているシステムにあたるので、商品購入・ダウンロード・無償提供あるいは有償提供のものなど、どれでも構いませんので、ソフト自体の購入が必須です。しかし中には、パソコンその他のコンピューター本体に最初からWordソフトが内蔵されているものもありますので、これを使わない手はありません。Wordソフトをまず入手をしたうえで起動をさせて、それから最初の動作環境などの基本設定などにおいて、ワードアウトラインのセッティング作業を行うこととなります。

この同システム自体の最良な使い方としては、やはりまずはデータベース的文書の作成に用いる方法が挙げられます。1つの話題性についての小文章集としてのファイルの作成や、短い文章のみのファイルの乱造などを防ぐことが出来たりするほかのツールには出来ない機能がありますので、この点について大いに注目が出来ます。そして同一ファイル内なので検索作業などもしやすいといった点も見逃せませんので、こうした検索面での機能も大いに活用の場を見出せます。次に挙げられるのは、追加する文章を任意の位置に挿入したりできる点です。Wordにおいては、文章の挿入などについてはとくに指定されたやり方などは存在しませんので、これがワードアウトラインを利用するとやり易くなります。

このワードアウトラインを使えると、見出しそのものを思いつくままに並べることが出来ますので、この機能を利用して効率よく簡潔明瞭な文章を作成したりする事が出来ます。そして今度はそれを順番に並べ替えることが出来、不要な見出しを削除して必要な見出しのみを挿入したりする事が出来ますので、こうした機能を上手く利用して、文章の論理構成を正しいカタチにしていけますので、とても優れたツールといえます。また、思いついた箇所から書き始められるといった機能もあり、これについても大変注目が出来ます。これまでの以上の内容から、文章にしやすい箇所から文章にしていけるといった点で、大変効率の良い使い方や利用方法などが可能なアウトラインシステムといえます。

ワードアウトラインを利用する上での注意としては、文章を入力している時に、自動的にアウトラインが生成されてしまう場合がある点です。これは文章の行頭がアスタリスクで始められている場合や、あるいは数字とドットの組み合わせで始まっている場合に発生します。これはワードがこの行頭文字を見て、箇条書きを始めようとしていると判断するために起ります。こうした自動的な処理を停止させるためには、[オートコレクトのオプション］設定で、この自動処理を停止させることができます。こうした自動処理は、不要な場合には邪魔な存在でしかありませんが、必要な場面では文書作成の効率を非常に高めてくれるものとなりますので、必要に応じて使い分けるようにしましょう。

既に入力された箇条書きの項目等についても、後からアウトラインレベルを自由に変更することができます。アウトラインレベルを変更したい任意の行をクリックしてカーソルを移動させ、[ホーム］⇒[段落］⇒[段落番号］で、矢印をクリックして[リストのレベル変更］をクリックすることで、目的のレベルに段落を変更させることが可能です。ワードアウトラインは、ただ素のままにテキスト文書を入力する場合と比較すると、自動化機能が働いたり、段落のレベルを調整する必要があったりして面倒に感じることが多いと思います。しかし、そうした結果として最終的に作成された文章は、構造のしっかりとした、読みにとっては読みやすく、分かりやすい文書を作成することができます。そのため、ワードで文書を作成する場合は、なるべくワードアウトライン機能を利用するようにしましょう。