BCCの簡単な初歩や基本的な使い方・利用... | 初めての利用方法や使用方法・初心者でも簡単 使い方ラボ

複数の人に同じ文章のメールを送りたいとき、全員に同じ文章を毎回打ち直して送信する人はいないと思います。本文はコピーしてペーストすれば10秒で済みます。では、宛先はどうでしょうか。これも毎回一人ずつ入力しては、1回ずつ改めて送り直しているでしょうか。まだ多くの人が、とても危険でマナー違反となる送信方法をとっているという実情から、宛先にあるTO、CC、BCCの意味を見直し、適切な送信方法を確認しましょう。まずTOですが、この欄に書いた人の情報は、送信された全ての人に見えてしまいます。つまり、TO欄に10人のアドレスを連名表記して送信した場合、全く見ず知らずのAさんやBさんの名前とメールアドレスも全員に丸見えになります。これはチェーンメールと呼ばれ、個人情報の漏洩になりますから、厳重に避けるべき送り方です。一方BCC欄にアドレスを並べた場合は、各受信者には相手の名前もメールアドレスも見えません。これならば誰に送ったかもわからないため、内輪もめの原因を減らす効果もあります。

BCC欄の具体的な利用方法を、初歩的なところから説明しましょう。基本的な使い方としては、誰に送ったか、その人の名前やアドレスは何か、などの情報を伏せておきたい場合に、全員に見えても良いアドレスひとつをTOに記載しておき、他の全てのアドレスをBCCに入れます。例えば、A社の営業さんが取引先のB社、C社、E社に送り、D社には送りたくないと思った場合、TOには自分のセカンドアドレスか、すでに公開されている自分の上司のアドレスを入れ、BCCにはB社、C社、E社のアドレスを入れます。これならば、D社が外されていることが他の3社には見えませんから、それぞれの会社と商談をしても、駆け引きの邪魔になることがありません。

メールを送るときに便利な方法としてCCやBCCというテクニックがあります。ビジネスで利用している方にはおなじみだと思いますが、これはプライベートでもけっこう使えるのでおぼえておくとよいと思います。最近ではプライベートでも個人情報の問題が絡んでくることがあります。たとえば何人かの友人を誘いたいと思うけど、その友人たちはお互い顔見知りではない、などというときに使えます。知り合い同士ならば、メールを同時送信するのは全く問題ないのですが、自分は知っているけれど先方はお互い知らない場合に、メールアドレスを公開されてしまうのはやはりちょっと避けてほしい、と思うのが心情でしょう。内容にもよりますが、そんなときには、プライベートでもどんどんBCCを活用するのがいいのではないか、と思います。

ご存知だと思いますが、BCCとはブラインドカーボンコピーの略です。そうです。コピーです。使い方は簡単です。それぞれのメールソフトにちゃんとCCとBCCでメールを送れるように設定がありますのでたいていはそこをポチっと押すだけです。パソコンの初歩の使い方でも基本として紹介されているような項目です。ただ、ふだんあまり意識していないと素通りしてしまうだけです。そんな簡単なことですので、特に準備をしたり、習ったりする必要はありません。それぞれの媒体を使いこなしている人なら、いつもの宛先をBCCとして送信するだけです。あえて言うならば、そのポチっとする位置がどこにあるかを確認しておく、という程度のことです。ふだん気にしていないと意外と目に入らずにいざという時に探すはめになります。

BCCの利用方法としては、とっかかりはやっぱり会合などのお誘いでしょうか。こじんまりしたものではなく、広く大人数に呼び掛けたいにはぜひ利用してみてください。いついつこんなイベントをするので、よかったらご参加ください、といったもので、自分の知る限りのたくさんの人に声をかけたいときなどは、アドレスを知っている全員に送ってたくさんのひとに集まってもらいたいです。そんなときに活用できる方法のひとつです。手順などという面倒なものはありません。知る限りのアドレスにBCCで一括発信するだけです。これでそれぞれのプライベート事項であるメールアドレスを全員に知られることなくたくさんの人に一斉に情報を配信することができます。

反応があれば返信があるわけですから、もし必要ならば参加者が確定してから、各人の了解のうえアドレスを公開して普通にメール送信することもできます。自分あてに送られてくるメールに知らないひとのアドレスがたくさん記載されているということは、相手にも自分のアドレスを知られている、ということなので、やはりあまりいい気持ちがするものではありません。なかにはいろいろなことを考える人もいるでしょう。たかがメールアドレスとは言っても、他人のものは大切に扱ったほうがよいに越したことはありませんのでご注意ください。もしまだこのBCCを使ったことがない人がいたらぜひ一度使ってみてください。ただし、内容によっては、けっこうきわどいことになりかねないので、あくまで広く呼び掛けるような内容のときに限ったほうがよいでしょう。

BCCの価値が分かり、普段から使っていると、いかにTO欄に連名でメールを送る事が、マナーに反する危険な行為か理解できます。ちなみにCC欄も人に見えますから、こちらも注意が必要です。CC欄の利用方法としては、Aさんが部活の顧問にメールする際、仲間にも送ったことを知らせておきたい場合などがあります。全員がアドレスを知っていて、今回の主目的者である顧問をTO欄に入れ、同じくアドレスが公開されている先輩3人をCC欄に入れ、内々に話を知っておいて欲しい人をBCCに入れるというのがベストです。もしここで先輩までBCCに入れてしまうと、自分宛ではないから関係ないと感じて、機嫌を悪くする先輩がいる可能性もありますから、状況判断が必要です。敬意を表して、あえて名前を出したい場合は、BCCは向きません。

BCCをブラインドカーボンコピーと呼ぶのは、カーボン紙をはさんでコピーを取っていたタイプライター時代の名残です。ブラインドというのは元々、目が見えないという意味ですが、今は良くない言葉として避けられるようになっています。3つの宛名記入欄の違いを知り、適切な使い方を理解した上で積極的に使い分ければ、貴方の信頼を損ねずに済むと共に、無駄な揉め事を回避することができます。なお、旧式の携帯電話など、宛先をTO以外に指定できないメーラーの場合は、文章だけコピー、ペーストし、宛先は一人ずつし直しては送る必要があります。会社、学校、自治会などの込み入った内容の文章を、急いでいるからといってまとめてTO欄に並べてしまうと、数十人、数百人の情報どころか、場合によっては数千人、数万人もの情報がばらまかれることになりますから、送信前に、今一度見直すことが重要です。