DOCUWORKSの簡単な初歩や基本的な... | 初めての利用方法や使用方法・初心者でも簡単 使い方ラボ

DOCUWORKSをご存知ですか。富士ゼロックスが提供しているソフトですが、スキャニングを行った書類に文字を入力することができたり、ページごとに付箋を付けたり、さまざまな書類を束ねることができたり、とても幅広い使い方ができることが特徴です。基本的な仕様としては、他の文書管理や編集ソフトと似ている部分がありますが、DOCUWORKSの最大のメリットはその管理や編集がとてもスムーズに行うことができる部分です。初歩的な使い方から、プロ並みに使い方までできますので、幅広いユーザーに大きな指示を得ています。DOCUWORKSはかなり前からサービスを提供していますが、バージョンアップを重ねるごとに大きな進化をし続けており、現在の最新パージョンではモバイルでもスムーズに対応できるようになったことが特徴です。

基本的にはとても簡単に使用できることがDOCUWORKSの特徴ですが、初心者の方にはまず文字の入力から使い方を知ることが一番です。メールなどで送られてきた添付書類には、文字をうまく入力できないファイルで送られてくることがあります。そういったファイルをまずはDOCUWORKSファイルに変換します。変換を行った後に文字入力の編集を行えばとても便利になります。富士ゼロックスもこういった使い方が最も多い使い方だとして作られており、初心者での使い方や利用方法が最も多い使い方だと言えます。また、DOCUWORKSであれば文字を切り取りすることも簡単です。不用な部分をカットすることで簡単に編集ができてしまうこともポイントです。

DOCUWORKSとは、富士ゼロックスが開発した、電子文書と電子化した紙文書を一元的に管理する、オフィス向けのドキュメント・ハンドリング・ソフトウェアです。基本的な仕様として、文書を束ねたり、ばらしたり、書き込んだり、付箋紙をつけるなどの編集を行うことができるソフトウエアです。電子情報は、検索や加工を容易に行うことができますし、保管場所もいらないなど、紙と比べて多くのメリットがありますが、電子ファイルを扱うためには文書作成のソフトウエアを利用しなければなりませんので、ITリテラシーの習熟度に差があるため、使い方がわからない利用者にとっては、ソフトの利用方法や編集のやり方から覚えなければなりません。DOCUWORKSは、紙を扱うイメージで電子ファイルを操作できる点が優れています。

DOCUWORKSを使うためには、まず富士ゼロックスのホームページからソフトをダウンロードします。それから、はじめてのDocuWorksというガイドブックがありますので、そこで操作方法等の内容を確認することができます。このガイドブックは、パソコンのスタートメニューから、すべてのプログラム、FujiXerox、DocuWorks、はじめてのDocuWorksの順番で選択していくことで表示されます。このガイドブックで、基本的な操作方法を学ぶことができます。また、ヘルプから、必要な操作項目を参照していくこともできますので、使いながらその都度確認していくこともできます。イメージ的には、紙をまとめたり、ばらしたりしていくことなので、実際にソフトを使ってみた方がいいです。

DOCUWORKS自体は、メニューが少なくシンプルです。その上、そんなにたくさんのメニューを知らなくても、基本的な仕様の利用方法さえ押さえておけば、基本的な利用はできます。その意味で、初歩から取り組む人にとっても取っつきやすいソフトです。紙を電子化したファイルを含めて、既存のファイルを取り込み、一つの資料に束ねていきます。その際、束ねたいファイル同士をクリックして指定して、右クリックで束ねるを選択すると、一つのファイルになります。ページを振ることもできますし、順番を入れ替えたりすることも容易にできます。また、別のソフトで作成した内容を貼り付けることも可能ですので、注釈やコメントを付けたりする場合にも便利です。

古来、人の意思を伝達し続けている紙は、品質や材質は変わりこそすれ、本質的な部分は変化していません。紙の特徴は、情報を記録するだけではなく、それらを束ねたりばらしたり、自由に書き込みを行ったりという使い勝手の良さがあるからこそ、ITが普及した現代社会においても使われ続けています。紙に考えたことを即座に書き留め、必要な書類をかき集めたりするという人間の知的行為を、電子ファイルレベルでも行うようにしたのがDOCUWORKSです。文書を紙のように扱うことで、快適に仕事をするための場や道具を提供するという富士ゼロックスのコンセプトが活かされています。紙文書の利点も活かしつつ、電子ファイルのメリットも活かすという、二兎を追いながら実現したという希有なICTの事例であると言えます。

DOCUWORKSの利用での注意点としては、スキャニングを行う場合にその解像度により文字や写真の画像が変わりますが、入力する文字は綺麗な画質で入力できるため、綺麗な文書を作成する場合は入力する文字に合わせて最高の解像度でスキャニングを行うことが良いということです。お客様へ提出する書類などはできる限りの画質でスキャニングを行い、編集をするようにしましょう。また、DOCUWORKSは他のファイルから変換を行うことができますが、変換を行うさいには社内での保管のみの場合はなるべく低画質での保管が良いと言えます。ファイル保管には大きな容量が必要になります。なるべく大きくファイルを管理できるように低い画質での保管をお勧めします。

DOCUWORKSは富士ゼロックスが提供する最高のソフトだということがよくわかります。完成度高い文書作成から文書管理まで、さまざまな用途に合わせて使いことができます。また、スキャニングを行った文書の検索を行うことも可能です。多くの書類文書の中から、ある特定の文字を見つけるのにとても便利な機能だと言えます。ビギナーからプロフェッショナルまで使いやすいこのソフトは、今では多くの会社で使用されるようになってきました。それだけこのソフトの信頼性が高いということです。富士ゼロックスは、こういったソフトだけではなく複合プリンターなど会社の多くの場所で目にすることができます。全ての機能を富士ゼロックスで統一し、ソフトとの融合性をはかることも会社の経費削減に繋がるはずです。富士ゼロックスのDOCUWORKSは、会社になくてはならない存在になるでしょう。