NOTESの簡単な初歩や基本的な使い方・... | 初めての利用方法や使用方法・初心者でも簡単 使い方ラボ

NOTESとは、社内で情報の共有化を行い、一元管理を実現するためのグループウェアとなります。メールやカレンダー、連絡先などの機能を備え、専用のアプリケーションも活用することができます。そのため、多彩な業務内容に適した形で運用することが可能となっています。また、NOTESには、強固なセキュリティ機能も用意されているため、安全に業務を進めていくためにも高い効果を発揮します。トライアル版などが用意されているため、導入前に機能のチェックや動作環境などを確認することができる上に、多数の業者が導入支援サービスを提供しています。そのため、初めてグループウェアを導入する企業であっても、安心して導入の検討を行えます。中には、研修コースなどを用意している業者も存在するため、企業内での利用者や開発者などの育成も簡単に行っていけます。

NOTESには、グループウェアとして必要な様々な機能が用意されていますが、特に重要となるのが、特定の文書を指定した者以外閲覧できないように設定する利用方法となっています。通常、グループウェア上では、文書を誰でも自由に閲覧できる環境に置きますが、部署ごとの機密文書などの場合、非公開を原則とすることが多くなります。そのため、NOTESに用意されている機能を活用して、アクセス制限などの設定を施していきます。初歩的な非公開設定は、文書のプロパティのセキュリティから行えます。さらに高度な設定方法として、シークレットキーを使用した暗号化なども可能となっているため、文書内容に合わせた多彩な使い方を行っていけます。

社内で情報の共有化を行っていきたい場合には、グループウェアを活用する方法を利用できます。このようなグループウェアの一つに、NOTESが存在しています。NOTESには、掲示板機能やメール機能などの情報交換に必要な基礎機能が多数用意されているため、情報の共有化を行うために高い効果を発揮します。webブラウザに対応しているため、インターネット環境があれば、気軽にアクセスを行って情報を共有化していけます。また、さらに利便性を高めるために、スマートフォンなどの端末にも対応しているため、活用の幅が大きく広がっています。初歩的な利用方法をマスターするための研修も、各業者から提供されているので、簡単に使い始めることが可能です。

NOTESを使うために必要な準備としては、パソコンやネットワーク環境の用意に加え、導入支援を行っている業者への相談が欠かせません。パソコンやネットワーク環境については、NOTESのバージョンによって必要となる構成が大きく異なっているため、適切な使用環境を用意しておく必要があります。このような使用環境については、トライアル版などの活用によって、使用できるかどうかを判断していくことも可能です。また、そのほかの業務支援ソフトとのデータ連携を実現するために、導入支援を行っている業者への相談が重要となります。データ連携が実現できれば、資産管理システムなどとデータを共有化して、適切な管理が行えるようになるため、業者への相談が高い効果を発揮します。

NOTESの基本的な使い方として重要となっているのが、ホームページの活用となります。ホームページを活用すれば、各種機能へのアクセスをスピーディーに実行できるようになり、快適な使用環境を実現していけます。特に、メールやカレンダーなどの基本機能へのアクセスを行う際には、ホームページの活用が欠かせません。なお、ホームページは自由にカスタマイズすることが可能となっているため、必要な機能を選択して、自由に配置を行えます。そのような変更は、ホームページの変更から行っていくことができるため、気軽に変更を行える環境が用意されています。このように、NOTESを使う場合には、ホームページの活用と変更方法の理解が重要となっています。

NOTESを使うメリットとしては、メールやカレンダーなどの機能をグループウェア上で一元管理できる点が挙げられます。メールやカレンダーなどの機能は、そのほかのソフトウェアを使用することによって賄うことが可能ですが、そのような方法を利用した場合、管理が煩雑になるというデメリットが発生します。そのため、グループウェア上で一元管理を行えることは大きなメリットとなります。また、このようなメリットを生かせば、業務に必要な情報を統一化して、スムーズな情報共有を実現することもできます。さらに、NOTESは、必要なアプリケーションを別途に開発することも可能となっているため、快適な労働環境を用意するために高い利用価値があります。

NOTESは、初心者であっても基本的な操作を覚えれば、しっかりと使いこなすことが可能なグループウェアとなっています。その反面、機能の設定方法などが理解しきれていない場合には、セキュリティ上のリスクが発生する場合も存在しています。特に、文書の取り扱いやメールなどの詳細設定は、企業内の機密事項に関係する重要な設定となるため、利用者に対するフォローを行っていく必要があります。そのようなフォローが必要な場合には、NOTESの研修などを専門的に取り扱っている業者に依頼して、基本的な使用方法や詳細な設定などを行えるように、指導を徹底させていく方法を活用していけます。このような形で教育を施しておけば、安心してNOTESを運用していくことが可能です。

NOTESとは、社内で情報の共有化を行い、一元管理を実現するためのグループウェアとなっており、メールやカレンダーなどの機能が多彩に用意されています。また、専用のアプリケーションなども使用できるため、活用の幅が大きく広がっています。NOTESの利用方法の中でも重要となっているのが、特定の文書の非公開化です。非公開にする場合には、文書のプロパティから非公開設定を施す方法や、アクセスキーによる暗号化を行う方法などが存在しています。そのため、文書の内容に合わせて、利用する方法を選択していけます。利用時の注意点としては、セキュリティなどに関係する使い方の学習が重要となります。このような学習を徹底させたい場合には、研修などを活用して指導を徹底させていく方法を利用することが可能です。このような点に注意すれば、NOTESの運用を安心して行えます。