ドキュワークスの簡単な初歩や基本的な使い... | 初めての利用方法や使用方法・初心者でも簡単 使い方ラボ

ドキュワークスは、電子文書と紙文書を一括して管理してくためのドキュメントハンドリング・ソフトウェアとなっています。そのため、紙文書を電子文書として一括管理したい場合や、データの共有化を実践していきたい場合に、ドキュワークスを活用することができます。送り先のファクスデータをそのまま電子文書として受信したり、オフィスソフトで作成したデータと紙文書を一緒に管理することも可能となっているため、多彩な用途に役立てていけます。また、トレイにのせるだけで文書の受け渡しを行えるため、ワークフローを可視化するためにも高い効果を発揮します。ドキュワークスで使用している文書データについては、スマホやタブレット向けの専用アプリを利用して、閲覧することも可能です。そのため、外出先での業務などにも、高い利用価値があります。

ドキュワークスの初歩的な利用方法としては、ペーパレス化の実践や外出先での電子文書の閲覧などの使い方が挙げられます。ファックス文書なども一括して電子文書として取り扱っていくことができ、受信した際にはしっかりとした形で通知されるため、紙文書を取り扱っている感覚で操作を行えます。そのため、初心者でも安心してペーパレス化を実現していけます。また、スマホやタブレット向けの専用アプリを活用することによって、社内で作成した電子書類のデータを外出先でも簡単に閲覧することが可能となっています。そのような機能を活用していけば、出張先や取引先での電子書類の閲覧も可能となり、重い書類を持参しないでも、身軽に営業活動などを進めてくことができます。

ドキュワークスはフジゼロックスが開発したソフトウェアです。フジゼロックスの最近の機種のFAXやプリンター複合機を導入すればこのソフトが使えます。このソフトの使い方は非常に簡単です。マニュアルが用意されている以外にフジゼロックスがFAXやコピーや複合機を導入すると定期的に開いている講習会に参加させてもらえます。初歩的なデータの閲覧から基本動作そしてアドバンスな利用方法はこの講習会で学ぶことが出来ます。このソフトが使えればFAXやコピーや複合機で受信したデータを任意のパソコンのHDDにセーブすることが出来ます。もし、送られてきたFAX用紙を紛失してもこのソフトを使用すればデータ閲覧から再プリントが簡単に行えます。

ドキュワークスはソフト単体では使用することが出来ません。フジゼロックスのFAXやプリンターや複合機がないと使用することが出来ません。このソフトに固執するのならフジゼロックスのFAXやプリンターや複合機を用意しなければなりません。これらの機械以外にはソフトとこのソフトを導入するパソコンが必要です。パソコンとフジゼロックスのFAXやプリンターや複合機とがラインやWi-fiでネットワーク化されている必要もあります。これらのハードウェアが準備できればソフトをインストールして設定するだけです。インストールは凄く簡単です。自分でも行えますが基本的にはFAXやプリンターや複合機を設置する際にフジゼロックスのエンジニアの方がインストールと設定を行ってくれます。

ドキュワークスの使い方は非常に簡単です。ソフトを立ち上げればFAXやプリンターや複合機で受信したデータを閲覧できます。ソフトのエクスプローラー部であらかじめデータを保存する設定を行ったフォルダをクリックすればそこに蓄積されたデータが閲覧できます。また、パソコン上にあるPDFデータなどをドキュワークスデータに置き換えることも出来ます。PDFデータは通常書き込みなど何も行えませんが、ドキュワークスデータだとこのデータの上に書き込みやスタンプを押したりすることも可能です。デジタルデータ化された書面をさらに効率よく管理することも出来ます。PDFをドキュデータに変換する方法はとても簡単です。設定によっては右クリックから変換メニューを呼んで処理することも可能です。

ドキュワークスを使うことが出来ればFAX受信したデータを書面ではなくデジタルデータとして管理が出来ます。書面の管理は非常にスペースも必要で大変ですがデジタルデータならバックアップさえ取っていればスペースもとらず非常に手軽にデータを管理できます。データの管理が行えていればFAX受信した用紙を紛失した場合でもすぐに再発行が行えます。またこのソフトをインストールしているパソコン上のPDFなどのデータをこのドキュワークスのデータに置き換えて管理することも可能です。社外文書や社内文書のデジタル管理も非常に簡単に行えます。ドキュ化したデータは管理だけでなくデータ上にテロップや説明書きやスタンプを追加してプリントアウトやメール送信も行えます。書面のデジタル管理にとても優れたソフトです。

ドキュワークスを利用する際には、いくつかの基本的な注意点を理解しておく必要があります。特に重要なのは、既存の紙文書を電子文書として取り扱っていくためには、別途にスキャナで読み込み作業を行う必要がある点です。紙文書が大量にある場合には、読み込み作業が煩雑となってしまうケースもあります。そのため、紙文書の電子化を行っている専門業者などのサービスを活用して、電子文書を用意してしまう方法を活用できます。このような形で電子文書を用意できれば、読み込み作業に手間をかける必要もなくなるため、通常業務に支障をきたさずに、安心してペーパレス化を実現していけます。このような点に注意すれば、ドキュワークスを簡単に活用していくことが可能です。

ドキュメントハンドリング・ソフトウェアのドキュワークスは、ペーパレス化やデータ共有化などを進めていくために活用することができます。ファックスのデータなども電子文書として一括管理できるほか、オフィスソフトのデータなどもソフト内で管理を行えます。初心者向けの利用方法としては、アプリを使用して外出先で電子文書を閲覧する方法などが存在しています。紙文書を持参する手間を省き、気楽に営業活動などができるようになるため、快適な形で労働を行えます。なお、利用上の注意点としては、既存の紙文書の取り扱いが挙げられます。既存の紙文書については、ドキュワークスで取り扱うために、スキャナによる読み込み作業を要します。そのため、紙文書が大量にある場合には、専門業者への外部委託などを行って、電子化を進めていくことも必要となります。