ニューワークフレンドの簡単な初歩や基本的... | 初めての利用方法や使用方法・初心者でも簡単 使い方ラボ

ニューワークフレンドとは、メジャーな表計算ソフトなどにアドインして利用する事ができるBIツールです。表計算ソフトといいますとビジネスにおいては欠かせないソフトです。日ごろからデータの入力を行ったり、集計を行ったりすることがあるでしょう。毎日のように使っていれば誰でも基本的な機能を使いこなすことができるようになっています。そのようなソフトですが、実際にデータを加工したり分析したりしようとする時にはそれなりの知識が必要になります。データの内容なども知らないといけません。ニューワークフレンドはメジャーな表計算ソフトにアドインとして導入することができます。ですから表計算ソフトとして表面上は利用する事ができます。そうしながらもBIツールとして社内のデータベースにアクセスをしたり、データの抽出をすることもできます。

初心者がニューワークフレンドを利用する時の使い方としては、データ入力があります。社内の業務においては他のデータを加工するために表計算ソフトにデータを入れなおす必要が出てくることがあります。帳票データなのでデータとしては存在しません。このような時にデータ元にアクセスをして帳票データと同じデータを取り出すことができれば入力をすることなく情報を入手することができます。データベースの場合は一定の形式になっているために通常はそのままコピーなどはできません。初歩的なこととしては、データベースにアクセスの設定ができ、どのようにして抽出をするかも設定することができます。後はそれを落とし込むだけです。データベースの項目はマウスで移動させます。

事務の仕事の代表的な物はデータ入力です。多くの種類のデータを打ち込むためその手間は想像よりもはるかに大きいです。キーボードのタイピングが苦手な人にとっては作業を終えるのに何時間もかかるとても面倒な仕事に映るかもしれません。残業する人もいるほどです。作業が面倒に感じるのはエクセルなどのデータ管理ソフトへの入力を手動で行っているからです。データ入力の効率を上げるためのソフトウェアがニューワークフレンドです。ニューワークフレンドは専用のデータベースに登録したデータをすぐに呼び出し、エクセルに張り付けてくれるため、これを使えば作業効率を格段に上げることができます。データの検索や条件の定義はほとんどマウスで行うのでパソコンやソフトウェアに詳しくない人でも初歩的なことができれば簡単に扱えます。

ニューワークフレンドは有料ソフトなので、まず公式ホームページから本体を購入しましょう。本体が手元に届き次第、導入の準備を行います。ディスクをパソコンに挿入して起動させるとウィザードが立ちあがるので、指示に従ってインストールします。インストールの際の環境によっては時間がかかることがありますが、気長に待ちましょう。どうしてもインストールに時間をかけたくないと言う人はパソコンの負荷をインストール実行前に減らしておきましょう。実行中のアプリケーションを終了したり、クリーンアップをして不要なデータを削除したりすればハードディスクの容量が増えるので負荷が軽減できます。インストールが完了したら起動して環境設定をします。それが済んだら作業を始めましょう。

ニューワークフレンドは基本的にデータ入力の手間を減らすために使います。データ管理ソフトとの併用が基本的な利用方法なので、まずはデータ管理ソフトを起動しましょう。ソフトの種類によっては対応していないものもあるので、もしも普段使っているソフトが対応していなかったらエクセルを使いましょう。エクセルは今のパソコンには標準でインストールされており、使い方を理解できている人も多いです。あとはニューワークフレンドを立ちあげて呼び出したいデータを検索するだけです。ほとんどマウスのボタンクリックでできるので時間はそんなにかかりません。データ検索の際に作成した定義は保存することができます。保存しておくと同じようなデータ群を集計する時に役立ちます。

現在ほとんどの企業でデータ管理は必要不可欠になっています。集計したデータをもとに新しい商品の開発や改良を行うからです。支出や収入も細かく分かれているため、管理しなければいつ、何にお金を使ったかが分からなくなります。しかし、データの管理は手間がかかる上に他にやらなければならない仕事が多くあるため、データ管理の仕事に割かれる人員は少ないです。結果としてその人に多大な負荷がかかることになります。ニューワークフレンドを使えばその問題が解決します。必要なデータを瞬時に呼び出せ、入力にも時間を要さないので作業が楽になります。多大な量のデータの入力が終わらずに残業する羽目になるというのも減るでしょう。周りから「仕事ができる奴」と思われるかもしれません。

ニューワークフレンドの利用方法での注意点としては、利用できる機能について知っておくことです。データベースにアクセスしたり、データの抽出、分析、帳票作成と非常に多くのことができます。多くのことができますが、必ずしもすべて自分のしたいことができるとは限りません。販売や、仕入れ、会計システムなどとの連携もできる場合がありますが、こちらについても対応できるソフトが限られる場合があります。一方で特に連携ができるとなっていなくてもデータのやり取りができるケースがあり、その場合にはそこから情報をもらって分析することが可能になります。最近は多くのシステムにおいてはデータの連携ができるような機能をつけているので、対応システムも広がっています。

ニューワークフレンドの全体的なまとめとして、日ごろから使い慣れている表計算ソフトを多機能化して使うことができます。社内にあるデータベースから抽出しているデータなのに直接使えないからと手入力をすることがあります。手入力は非常に時間がかかり、入力ミスをする可能性があるなどあまり行いたくない作業です。そのような時にデータベースにアクセスして、必要なデータを抽出し、データを得ることができます。さらには分析をすることも可能になります。既にこのシステムと連携が取れるとされている会計ソフトなどがあるので、既にそちらが導入されている場合はより有効活用できます。特に連携ができるとされていなくても、設定などにより連携することができる場合があります。業務を自動化する機能もありますから、毎日する作業などは自動化が可能です。