ACCESS2010の簡単な初歩や基本的... | 初めての利用方法や使用方法・初心者でも簡単 使い方ラボ

一般的にはデータベースソフトと聞くと難しいというイメージがありますが、ACCESS2010ならばマイクロオフィスのアプリケーション群の1つで、ワープロや表計算とも親和性も保った仕様となっていてとっつきやすいでしょう。初歩の場合でもわかりやすい使い方が自慢なので、トライするのならおすすめのアプリケーションと言えます。SQLデータベースなどを処理するときはコマンドプロンプトなどのキャラクターユーザインターフェースで操作することも要求されるシーンがありますが、ACCESS2010ならばマウスでのグラフィカルユーザーインターフェースを存分に使ってのオペレーションが可能なので、日ごろにオフィスソフトなどで、始終グラフィカルユーザーインターフェースでの操作でやっている場合には敷居も高くなくマッチしています。

会社の資料を電子化して、あとから自由に検索するような用途にはACCESS2010の活用がいいでしょう。例えばたくさんのテキストデータが資料として会社に眠っているパターンはよくありますが、このようなシーンでもデータベースソフトの初歩の機能の使い方を知ってるだけで、うまく活用できるようになってきます。資料として知らず知らずに会社に眠っているたくさんあるテキストデータをそのままファイルとして保存するだけのやり方では、あとから探すのに苦労しますが、ACCESS2010などのデータベースソフトなどを利用して、取り込んで管理していけば、将来フレキシブルにコントロールしていくことができるようになります。資料をさらに活かしていくことができるようになるでしょう。

MicrosoftOfficeのACCESS2010は、データベースを使用して、膨大なデータを管理することができるソフトウェアです。しかし、ExcelやWordといったソフトと比較して、あまり馴染みがありません。それは、パソコンを購入した際に、ExcelやWordと違い、プレインストールされていないからです。またデータを管理するので、使い方が難しいのではないかとイメージする人が多いかもしれません。しかし、Excelのようにデータを表形式で表すため、初歩的な知識しかない人も案外すぐに使いこなせるソフトです。その基本的な知識とは、データベースやフォームの開発です。これらさえマスターすれば、想像していたよりも簡単に使用することができます。

先ほどにも記したように、ACCESS2010はパソコンにプレインストールされていません。そのため、使用するためには、ACCESS2010もしくはACCESS2010が含まれているMicrosoftOfficeのビジネスパックを購入しなければなりません。購入後、インストールして起動していく手順となります。インストールされているかどうかの基本的な確認方法については、最初にスタートボタンをクリックします。そして、すべてのプログラムをクリックします。その中から、MicrosoftOfficeをクリックし、ACCESS2010があるかどうかをチェックします。また、起動するには、そのACCESS2010をクリックするといった手順となります。

続いて、ACCESS2010の使い方や利用方法についてです。ExcelやWordのように、起動後すぐに文書や表を作成できるわけではありません。最初にデータの入れ物であるテーブルの作成や、入出力の画面のフォームといった必要な仕組みを構築しなければなりません。いったんこうした仕組みを構築すると、次からは、それを利用すればいいわけです。では、これらのテーブルやフォームを作る知識を得るには、市販されている書籍やインターネット上にも詳しく説明されています。また、ACCESS2010に用意されているテンプレートやウィザードを使用する方法もあります。こちらを使用しても、簡単に高度なデータベースやツールの作成ができます。

基本的な利用方法をご紹介してきましたが、実際にやり方を覚えながら作業を進めていっても、すぐに使うことができます。さらに、VBAというプログラミングを駆使すれば、高度で自分だけのオリジナルのツールを作成することも可能です。最後に、データ管理ができるこのACCESS2010が使えると、具体的に何が良いのかについてご紹介してきます。膨大なデータを管理・運用できるソフトなので、会社で顧客・売上・在庫管理などで使用することが多いです。個人で使用する場合には、住所録や家計簿などの作成をしている人がいます。このACCESS2010は、最初に仕組みを構築してしまえば、とても利用しやすいソフトです。しかし、このソフトを使うことができる人が少ないです。そのため、就職活動の武器として、資格取得の勉強にも良いのではないでしょうか。

会社の資料を保存することを前提に考えるのなら、基本としてテーブル仕様を決めていかなくてはいけません。どういう項目が必要になるのかをあらかじめリサーチしておいて、あとから変更がいらないようにしておくといいでしょう。使い方は厳密な部分もありますので、利用方法をあらかじめ社員に教育しておくことも大事です。やり方を知らない人に任せずに、ちゃんとオペレーションを習得した人を人員として配置することを心がけましょう。ACCESS2010の利用が初歩だと言う人には、データベースの概念などのリテラシーを行うことも有効です。利用方法を正確に広めるために講習会などを設けて、実際のパソコンでの操作を学ぶ機会を提供しましょう。

マイクロオフィスのアプリケーションの中でもACCESS2010はデータベースソフトの位置づけとなっていて、ワープロや表計算とも親和性を持っているので、総合的に使っていくのには欠かせないものとなるでしょう。ACCESS2010に情報を取り込んでおけば、あとから項目ごとに検索キーを入れて探していくことができるので、取り出すことも容易になり重宝することでしょう。あとから自由に検索できないテキストでのデータの持ち方よりも、ACCESS2010を用いたやり方のほうが、データの利用方法は広がることでしょう。データベースソフトの仕様や価値を理解してワープロや表計算とは違うデータの管理ツールとして使っていけば、会社の情報資産をさらに有意義に使っていくことも可能になってきます。社員にオペレーションを教育してACCESS2010をうまく使っていける環境作りを心がけることもまた大事です。